Cómo reclamar amablemente el pago
Cobrar por tus servicios debería ser la norma universal de los negocios. Sin embargo, algunos clientes necesitan un empujón extra para recordárselo. No por mala intención, sino porque están preocupados por su negocio. Con una comunicación adecuada por ambas partes, los autónomos pueden hacer que facturar sea pan comido y que las facturas atrasadas o vencidas pasen a la historia. Echa un vistazo a nuestras plantillas y descubre cómo debes solicitar el pago a tus clientes sin parecer exigente y manteniendo la profesionalidad.
Una vez que hayas terminado el trabajo contratado, envíales un correo electrónico de solicitud de pago junto con la factura. El pago no debe efectuarse antes de dos semanas ni después de un mes desde la fecha de finalización. Esta es la primera vez que vas a pedir el pago a un cliente.
Sin embargo, a veces las cosas no salen tan bien. En caso de que el cliente no te haya pagado una semana después de la fecha de vencimiento, envíale otro correo electrónico de recordatorio de pago. Asegúrate de ser educado y profesional. Por lo que sabes, puede que haya habido alguna complicación imprevista, así que hazlo más como un recordatorio amistoso.
Factura no pagada correo electrónico
Dependiendo de los detalles de la factura y de la configuración del proveedor, puede ser necesario cambiar el tipo de impuesto del predeterminado en el sistema. El iniciador de la Solicitud de Pago puede cambiar entre los dos tipos de impuestos con la bandera Indicador de Impuesto de Uso. Normalmente, los proveedores con presencia en California nos cargarán el Impuesto sobre las Ventas, mientras que nosotros devengaremos el Impuesto sobre el Uso para los proveedores de fuera del estado. Esto no siempre es cierto – debería comprobar primero su factura, incluso si el proveedor no es de California.
Atención: El indicador de Use Tax sólo determina si devengamos o no el impuesto. No determina si un artículo está sujeto a impuestos. Eso lo determinan diversos factores, como la mercancía, la dirección de entrega y el tipo de artículo.
Si el pago requiere un tratamiento especial, como la recogida en el departamento, marque la casilla correspondiente e introduzca la información en la sección Tratamiento especial. Normalmente esto se utiliza para entregar cheques a un departamento específico en el campus o en el Centro Médico. La gestión especial anulará la configuración EFT/ACH, por lo que no debe utilizarse si el beneficiario desea el depósito directo.
Pedir educadamente el pago
Cuentas a Pagar sólo devolverá una factura cuando no podamos resolver el problema. Hay algunas discrepancias con los pedidos que sólo pueden ser resueltas por el departamento que los emitió. Por ejemplo, si es necesario modificar las líneas de un pedido, sólo puede hacerlo el departamento que lo emitió.
Un recibo es la forma que tiene el departamento/escuela de indicar a los Servicios de Cuentas a Pagar y Compras que se ha recibido el producto o se ha prestado el servicio, un paso necesario antes de que la factura del pedido pueda ser pagada.
No, no solicitamos ni estamos autorizados a almacenar números de la Seguridad Social en NUFinancials. Si recibimos una solicitud de pago que contenga un número de la Seguridad Social, la devolveremos al departamento con una solicitud para que elimine el número de la Seguridad Social. Una vez eliminado el SSN de la documentación, la solicitud de pago podrá volver a presentarse.
La tasa actual de reembolso por kilometraje se puede encontrar en la Política de Viajes en el sitio web de Políticas y Procedimientos de Viajes de Operaciones Financieras, en la sección «Transporte en Automóvil Privado».
Solicitud de pago
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Condiciones de envío y de pago (por ejemplo, número y fecha de envío, descuento por pronto pago). El número de conocimiento de embarque y el peso del envío se indicarán para los envíos en conocimientos de embarque del Gobierno. (vi)
Nombre (cuando sea posible), cargo, número de teléfono y dirección postal de la persona a la que se debe notificar en caso de factura defectuosa. (viii) Número de identificación fiscal (NIF). El contratista deberá incluir su NIF en la factura sólo si así lo exigen los procedimientos de la agencia. (Véase 4.9 Requisitos del NIF.) (ix) Datos bancarios para la transferencia electrónica de fondos (TEF). (A)
Si no es obligatorio incluir en la factura los datos bancarios de la transferencia electrónica de fondos, para que la factura sea correcta, el contratista deberá haber presentado los datos bancarios correctos de la transferencia electrónica de fondos de conformidad con la disposición aplicable de la convocatoria (por ejemplo, 52.232-38, Presentación de información sobre transferencia electrónica de fondos con la oferta), la cláusula contractual (por ejemplo, 52.232-33, Pago mediante transferencia electrónica de fondos – Sistema de gestión de la adjudicación, o 52.232-34, Pago mediante transferencia electrónica de fondos – Sistema distinto del sistema de gestión de la adjudicación) o los procedimientos aplicables del organismo. (C)
