Recordatorio de pago por correo electrónico
Para solicitar el pago de forma profesional, es importante asegurarse primero de que no ha habido ningún error o falta de comunicación sobre la factura. Envía un correo electrónico cortés a tu cliente explicándole que el pago ha vencido y pídele que se asegure de que ha recibido la factura inicial y de que no ha habido ningún problema con ella.
Si no recibes respuesta del cliente tras la primera comprobación o si el cliente reconoce que ha recibido la factura pero tú sigues sin recibir el pago puntual, envíale un correo electrónico breve y profesional. Indica la fecha de vencimiento de la factura y cuántos días hace que venció. Recuérdale al cliente las comisiones de demora incluidas en tus condiciones de pago y hazle saber que le cobrarás por demora. Recuérdale las distintas formas en que puede enviar el pago y vuelve a adjuntar la factura original al correo electrónico antes de enviárselo al cliente.
Puede parecer incómodo e intimidatorio, pero si tus solicitudes de pago por correo electrónico no consiguen que el cliente pague tu factura, lo mejor es que le llames por teléfono para resolver el problema de fondo. Cuando llames, identifícate y explica con calma y amabilidad que has hecho varias consultas por correo electrónico sobre un retraso en el pago. Si es posible, intenta conseguir el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia directa. Si no es posible, obtén un compromiso firme sobre la fecha y el método de pago. Mantente profesional y amable durante toda la llamada, agradeciendo a la persona su tiempo.
Solicitud de pago por correo electrónico
Para solicitar el pago de forma profesional, es importante asegurarse primero de que no ha habido ningún error o falta de comunicación sobre la factura. Envía un correo electrónico cortés a tu cliente explicándole que el pago ha vencido y pídele que se asegure de que ha recibido la factura inicial y de que no ha habido ningún problema con ella.
Si no recibes respuesta del cliente tras la primera comprobación o si el cliente reconoce que ha recibido la factura pero tú sigues sin recibir el pago puntual, envíale un correo electrónico breve y profesional. Indica la fecha de vencimiento de la factura y cuántos días hace que venció. Recuérdale al cliente los recargos por demora incluidos en tus condiciones de pago y hazle saber que le cobrarás si se retrasa en el pago. Recuérdale las distintas formas en que puede enviar el pago y vuelve a adjuntar la factura original al correo electrónico antes de enviárselo al cliente.
Puede parecer incómodo e intimidatorio, pero si tus solicitudes de pago por correo electrónico no consiguen que el cliente pague tu factura, lo mejor es que le llames por teléfono para resolver el problema de fondo. Cuando llames, identifícate y explica con calma y amabilidad que has hecho varias consultas por correo electrónico sobre un retraso en el pago. Si es posible, intenta conseguir el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia directa. Si no es posible, obtén un compromiso firme sobre la fecha y el método de pago. Mantente profesional y amable durante toda la llamada, agradeciendo a la persona su tiempo.
Factura adjunta
En apoyo de mi opinión, Kathy Caprino, coach de carrera y liderazgo, escritora, conferenciante y educadora, cree que pedir dinero suscita demasiadas inseguridades y dudas. En un artículo sobre este tema, lo explicaba:
Basándose en la experiencia con sus clientes, Caprino llegó a la conclusión de que pedir dinero a clientes o consumidores puede afectar a nuestra visión del valor, el impacto y el «atractivo». A menudo tememos ahuyentar a nuestros clientes con nuestra franqueza.
Por último, ser profesional y educado en las solicitudes de pago es siempre lo mejor. No hay que hacer berrinches al cliente por sus facturas atrasadas, sino ser directo, preciso y persistente.
Sigue dando a tu cliente el beneficio de la duda, así que asegúrate de incluir también una copia de la propia factura en el archivo adjunto; quizás descubras que el archivo adjunto era defectuoso y el cliente no recibió la factura.
Como segundo correo electrónico de recordatorio directo para informar al cliente de que se ha retrasado en el pago, tendrás que ser aún más firme y directo. Una llamada a la acción clara y pedir al cliente que confirme que ha recibido la factura por correo electrónico reducirá las posibilidades de que ignore el mensaje.
Por favor, pague la factura
Los tipos de pago que la Universidad puede realizar a Huéspedes de otros países dependen de su estatus migratorio y tipo de visado. Por favor, verifique la elegibilidad de pago revisando esta tabla que se basa en las directrices del DHS y el IRS: Pagos permitidos por tipo de visado
La hoja de presentación es un formulario esencial que debe incluirse con cada solicitud de pago que envíe a la Oficina Comercial. Este formulario es un PDF rellenable con campos existentes para que usted introduzca la información requerida. Una vez rellenada la portada, añada los documentos justificativos en función del tipo de solicitud de pago que presente y, por último, añada su firma. Haga clic en el siguiente enlace para acceder/descargar el formulario: Portada
Las solicitudes de pago para beneficiarios internacionales que deban realizarse por transferencia bancaria deben incluir un formulario de solicitud de transferencia bancaria, además de una factura o en lugar de una solicitud de cheque, para que la Universidad transfiera los fondos a su cuenta bancaria en el extranjero.
Las solicitudes de pago se envían a la Oficina Comercial electrónicamente a través de las carpetas de departamento, centro y programa en la unidad compartida G:\BUSINESS_Payment_Requests. Para saber cómo presentar una solicitud de pago para abonar una factura, siga estas instrucciones:
