Correo electrónico de factura vencida
En nuestro anterior artículo de esta serie, le mostramos Cómo escribir la segunda carta de cobro cuando una factura lleva unos 30 días de retraso. Si ahora estás pensando en cómo redactar la tercera carta de cobro, lo más probable es que la factura lleve ya unos 60 días de retraso y que tus posibilidades de cobrar empeoren día a día.
Si está siguiendo la estrategia que hemos descrito hasta ahora, ha enviado dos recordatorios antes de la fecha de vencimiento (además de enviar la factura original) junto con una primera carta de cobro y una segunda carta de cobro después de la fecha de vencimiento. Ahora, con la factura vencida hace unos 60 días, las cosas han ido más allá de un punto en el que alguien de contabilidad estaba de vacaciones o el cliente simplemente se olvidó de pagar.
Es el momento de enviar una tercera carta de cobro, que es su última comunicación formal por escrito antes de enviar una carta de reclamación. Sea específico y directo e incluya las medidas que piensa tomar si no se recibe el pago, como poner al cliente en retención de crédito y/o involucrar a una agencia de cobros o a un abogado.
Traducción de la factura vencida
Las cartas de reclamación son una herramienta clave para los equipos de cobros, ya que ayudan a controlar y prevenir las cuentas morosas. Igualmente importantes, las cartas de reclamación le ayudan a gestionar sus días de ventas pendientes (DSO) para que pueda mantener esa métrica financiera siempre importante -y su flujo de caja- en un buen lugar.
Una cuenta morosa se refiere a un cliente que no ha realizado un pago dentro de su ventana de pago de 30 días. Normalmente, los equipos de cobros clasifican las cuentas morosas en 30, 60, 90 y 120 días de retraso.
Todos los equipos de cobros quieren hacer un seguimiento de sus pagos y captar más ingresos. Por ello, muchos siguen un proceso de cobro tradicional y probado -o proceso de reclamación- que se parece a esto.
Este informe puede cubrir cualquier período desde la fecha de vencimiento de la factura hasta 30 días después de su fecha de vencimiento. Muchos de estos informes también pueden filtrar las cuentas morosas más allá de los 30 días e incluirán todas las cuentas vencidas entre 30 y 60 días, entre 60 y 90 días y más allá de 90 días.
Carta fuerte para el pago pendiente
Su cliente le ha dado largas. Ha escuchado todas las excusas para no pagar bajo el sol. Ha llegado al límite de sus posibilidades. Ha llegado el momento de ponerse serio a la hora de cobrar ese impago.
Creemos que lo mejor que puede hacer en esta etapa es involucrar a un tercero para que cobre la deuda por usted. Esto aumenta inmediatamente la gravedad de la situación en la mente del deudor y hace que sea más probable que pague rápidamente. ¿Por qué no prueba nuestro servicio de cobro de deudas CreditXS? Mantenemos la profesionalidad y la ausencia de emociones, permitiéndole seguir con lo que mejor sabe hacer: dirigir su negocio. Podemos añadir a la deuda los intereses de demora y nuestros honorarios, por lo que el servicio podría acabar no costándole nada.
Sin embargo, si está decidido a dedicar su propio tiempo a perseguir los pagos atrasados, aquí tiene algunos ejemplos de plantillas de cartas de morosidad escritas por los expertos de My Credit Controllers que puede modificar para su propio uso.
Antes de enviar esta carta, debería comprobar si la empresa que le debe dinero sigue en activo. Hemos desarrollado una herramienta web fácil de usar para hacer precisamente eso: compruebe si la empresa sigue en activo aquí.
Carta exigiendo el pago de facturas pendientes
Michelle Dunn tiene más de dos décadas de experiencia en el cobro de créditos y deudas y es autora de «Become the Squeaky Wheel, a Credit & Collections Guide for Everyone» y de muchos otros libros sobre cobros. Posee un profundo conocimiento y todo un conjunto de herramientas de productos y servicios que pueden suponer una gran diferencia para su empresa.
¿El envío de cartas de cobro es un reto en su pequeña empresa? No es el único. Muchos propietarios de empresas no saben cómo redactar una carta de cobro eficaz ni tienen un modelo que puedan utilizar como referencia.
Una carta de cobro funciona cuando da lugar a un pago o a acuerdos de pago por parte de sus clientes. Si envía cartas de cobro y no hay respuesta, es el momento de rehacer su plantilla de carta de cobro.
El cobro comienza cuando envías la factura, que debe tener una fecha de vencimiento para el pago. Cuando pase esa fecha, es el momento de empezar a pensar en el seguimiento con una carta de cobro. No espere demasiado tiempo. Es mejor enviar un aviso de recordatorio más pronto que tarde. Recuerde que se trata de dinero que se le debe. Cuanto más tiempo posponga el cobro, más presión puede suponer para su empresa.
