Aprobación de facturas y litigios en la contratación pública
La aprobación de facturas es un proceso clave para los departamentos de compras. Todas las facturas recibidas por una organización deben ser revisadas de manera eficiente, y las autoridades pertinentes deben conceder las aprobaciones antes de desembolsar el pago a los proveedores.
La aprobación de facturas es el proceso que utilizan los departamentos de cuentas a pagar para revisar y aprobar las facturas enviadas por los proveedores. Una vez que un proveedor envía una factura, ya sea por correo postal o electrónico, comienza el proceso de aprobación de facturas. La factura pasa por una serie de controles internos establecidos por la empresa, que a menudo implican revisiones de la documentación asociada, como órdenes de compra o formularios de solicitud.
En los departamentos de cuentas a pagar manuales, el proceso de aprobación de facturas suele ser largo y prolongado. Acaba consumiendo importantes recursos y horas de trabajo, y a menudo requiere que el personal de AP revise manualmente cada documento o se ponga en contacto con los proveedores.
El proceso de aprobación de facturas suele variar de una empresa a otra, incluido el número y el rigor de los controles internos que se aplican antes de aprobar las facturas para su pago. Sin embargo, el proceso suele funcionar de la siguiente manera.
Mejores prácticas para la aprobación de facturas
Aún hoy, el proceso de aprobación de facturas en la mayoría de las organizaciones es un proceso manual que requiere mucho papel. Lleva mucho tiempo, cuesta demasiado, exige muchas excepciones y ofrece poca o ninguna visibilidad.
La aprobación de facturas es el proceso de revisión y aprobación de las facturas de los proveedores antes de que se procese el pago. Normalmente, el proceso de aprobación de facturas comienza cuando el comprador recibe (por correo electrónico, correo postal, etc.) una factura de un proveedor. A continuación, la factura se clasifica en la categoría específica y se envía a la parte interesada correspondiente para su aprobación.
Mientras que las PYMES recurren a su responsable financiero o a un miembro del equipo administrativo para procesar las facturas, las empresas cuentan con un departamento específico denominado departamento de cuentas a pagar (AP) que se encarga del proceso de aprobación de facturas.
El siguiente paso del proceso es clasificar la factura. Esto implica el proceso de identificar y vincular otros documentos de compra relacionados como órdenes de compra, recibos de pedido, solicitudes de compra, etc.
Una vez validadas y cotejadas las facturas, se envían a los aprobadores específicos en función de la información mencionada en uno de los documentos de compra (como el número de pedido, el nombre del solicitante o el departamento).
Significado de la aprobación de facturas
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso ágil de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar el pago de una factura, que preferiblemente comience antes incluso de recibir la factura del proveedor. Solicitar la aprobación del pago en la fase de orden de compra o renunciar por completo a la necesidad de aprobación para compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y mantener el departamento de cuentas por pagar funcionando sin problemas en su empresa.
En primer lugar, revise todos los detalles de la factura para asegurarse de que son exactos. Examine los productos o servicios suministrados y asegúrese de que coinciden con lo acordado en la orden de compra o el contrato. Fíjese en el importe que se le ha cobrado y asegúrese de que coincide con lo acordado con el proveedor.
Comprueba las fechas de todos los bienes y servicios que figuran en la factura y compáralas con tus facturas anteriores para asegurarte de que no se solapan. Si las fechas coinciden, póngase en contacto con la empresa para asegurarse de que no le cobran dos veces por la misma compra.
Software de aprobación de facturas
Como parte del proceso de cuentas a pagar, las organizaciones suelen haber establecido normas internas para la aprobación de facturas de proveedores. ¿Quién tiene derecho a aprobar facturas? ¿De qué proveedores? ¿Con qué límites de importe? ¿En qué fase debe tener siempre el director financiero o el director general la aprobación final?
Estos derechos de autorización deben definir quién está autorizado a aprobar un coste en nombre de la empresa. Por ejemplo, el propietario de un centro de costes puede estar autorizado a aprobar costes para ese centro de costes hasta una cantidad específica. Cualquier gasto que supere ese límite deberá ser aprobado por el director financiero y/o el director general antes de que pueda pagarse la factura.
Si la empresa utiliza una solución de automatización de cuentas a pagar, estos derechos de autorización pueden configurarse en el sistema para que las facturas se distribuyan automáticamente a la persona o personas adecuadas para su revisión y aprobación.
Un software de cuentas a pagar también simplifica el proceso de aprobación de facturas al presentar la información de la factura en formato digital para facilitar su revisión por parte del aprobador. Además, el sistema puede proporcionar automáticamente sugerencias de codificación basadas en el plan de cuentas y las reglas configuradas por la empresa o basadas en datos históricos. De este modo, el proceso de aprobación de facturas puede completarse rápida y fácilmente utilizando un ordenador o un dispositivo móvil.
