Plantilla de aprobación de facturas
Puede crear un flujo de trabajo personalizado o utilizar el flujo de trabajo estándar para la aprobación de facturas. Un flujo de trabajo personalizado ofrece la máxima flexibilidad para procesar aprobaciones. Para obtener más información, consulte Uso de flujos de trabajo personalizados de SuiteFlow para el enrutamiento de aprobaciones.
Las condiciones de SuiteFlow utilizadas para Aprobaciones masivas para registros que utilizan aprobaciones personalizadas se han actualizado para el registro de facturas. Antes de 2016.2, tanto la condición del botón de flujo de trabajo como la condición Siguiente aprobador se utilizaban para filtrar registros para aprobaciones masivas para el registro de facturas. La condición Siguiente aprobador comprueba que el campo Siguiente aprobador del registro contenga el usuario conectado actual. A partir de 2016.2, la condición Siguiente aprobador ya no se utiliza para filtrar registros para aprobaciones masivas para este registro. Los registros ahora se filtran para aprobaciones masivas utilizando solo la condición del botón de flujo de trabajo. Si desea seguir filtrando registros basándose en el campo Siguiente aprobador, debe añadir la condición a la condición del botón de flujo de trabajo. Si necesita ayuda, póngase en contacto con Atención al cliente.
Correo electrónico de aprobación de la factura
Como mínimo, todos estaremos de acuerdo en que las aprobaciones de facturas son aprobaciones que se obtienen a posteriori. En otras palabras, estas aprobaciones se solicitan a las partes interesadas pertinentes después de que llegue una factura o, para decirlo más claramente, después de que la empresa ya deba dinero al proveedor que emitió la factura.
En este tipo concreto de proceso, la acción de aprobación de la factura permite al departamento financiero (o al responsable del presupuesto, o al director de compras, o a la persona que realmente hizo el pedido al proveedor) confirmar que los artículos de la factura fueron realmente pedidos por la empresa.
En este tipo concreto de proceso, una factura, recibida recientemente por el empleado de Cuentas por Pagar, se verifica primero como una factura legítima. A continuación, se eleva a una instancia superior del Departamento Financiero -el Interventor, el Vicepresidente de Finanzas o incluso el Director Financiero, según el tamaño de la empresa- para su aprobación.
En algunas empresas, la factura debe superar un determinado valor en dólares para que sea necesario este proceso. Esto se debe en gran medida a que los responsables financieros quieren estar informados de cualquier salida importante o de alto valor en dólares que se produzca bajo su supervisión.
Significado de la aprobación de facturas
*Nota: esta formación es para la aprobación de facturas a través de Banner. Si utiliza BennyBuy (el sistema eProcurement), el proceso de aprobación de facturas es diferente. Por favor, consulte la página de Formación eProcurement para más detalles.
***Tenga en cuenta que la formación incluye información sobre una nueva política para el campo del número de factura, los CTA y las recogidas de cheques que no se ha implementado por el momento. Hasta nuevo aviso, continúe con el proceso actual para los CTA y las recogidas de cheques tal y como se indica en las instrucciones del formulario de solicitud de pago.
El acceso a la Aprobación de Facturas en Banner requiere haber completado la formación de Aprobación de Facturas de Banner FIS (incluyendo la superación del examen con una puntuación del 80% o superior) y la formación de Subvenciones y Contratos de Banner ofrecida por OSRAA.
Aprobación de facturas oracle fusion
Aún hoy, el proceso de aprobación de facturas en la mayoría de las organizaciones es un proceso manual que requiere mucho papel. Lleva mucho tiempo, cuesta demasiado, exige muchas excepciones y ofrece poca o ninguna visibilidad.
La aprobación de facturas es el proceso de revisión y aprobación de las facturas de los proveedores antes de que se procese el pago. Normalmente, el proceso de aprobación de facturas comienza cuando el comprador recibe (por correo electrónico, correo postal, etc.) una factura de un proveedor. A continuación, la factura se clasifica en la categoría específica y se envía a la parte interesada correspondiente para su aprobación.
Mientras que las PYMES recurren a su responsable financiero o a un miembro del equipo administrativo para procesar las facturas, las empresas cuentan con un departamento específico denominado departamento de cuentas a pagar (AP) que se encarga del proceso de aprobación de facturas.
El siguiente paso del proceso es clasificar la factura. Esto implica el proceso de identificar y vincular otros documentos de compra relacionados como órdenes de compra, recibos de pedido, solicitudes de compra, etc.
Una vez validadas y cotejadas las facturas, se envían a los aprobadores específicos en función de la información mencionada en uno de los documentos de compra (como el número de pedido, el nombre del solicitante o el departamento).
