La aprobación de facturas es un proceso clave para los departamentos de cuentas a pagar. Todas las facturas recibidas por una organización deben ser revisadas de forma eficiente, y las autoridades pertinentes deben conceder las aprobaciones antes de desembolsar el pago a los proveedores.
La aprobación de facturas es el proceso que utilizan los departamentos de cuentas a pagar para revisar y aprobar las facturas enviadas por los proveedores. Una vez que un proveedor envía una factura, ya sea por correo postal o electrónico, comienza el proceso de aprobación de facturas. La factura pasa por una serie de controles internos establecidos por la empresa, que a menudo implican revisiones de la documentación asociada, como órdenes de compra o formularios de solicitud.
En los departamentos de cuentas a pagar manuales, el proceso de aprobación de facturas suele ser largo y prolongado. Acaba consumiendo importantes recursos y horas de trabajo, y a menudo requiere que el personal de AP revise manualmente cada documento o se ponga en contacto con los proveedores.
El proceso de aprobación de facturas suele variar de una empresa a otra, incluido el número y el rigor de los controles internos que se aplican antes de aprobar las facturas para su pago. Sin embargo, el proceso suele funcionar de la siguiente manera.
Flujo de aprobación de facturas
Pagar a sus proveedores a tiempo es crucial por varias razones. Si paga sus facturas a tiempo, puede obtener descuentos anticipados y evitar las comisiones por demora y otros cargos que pueden aumentar sus costes. Si se retrasa con frecuencia en los pagos, puede dañar su calificación crediticia y dificultar y encarecer la obtención de otras formas de financiación en el futuro.
Por último, una buena reputación da para mucho, y pagar a tiempo es la única forma de asegurarse una asociación destacada con sus proveedores y una fuente fiable de los bienes y servicios que necesita para dirigir la empresa.
El proceso suele comenzar con la revisión inicial y la aprobación de una factura por el responsable financiero pertinente antes de pasar a un firmante autorizado o a un equipo de cuentas por pagar. A partir de ahí, se comprueba su exactitud y se pasa al pago.
Esto implica a varias partes interesadas, incluidos departamentos financieros como cuentas a pagar, responsables de presupuestos y finanzas, así como responsables de otros departamentos que necesitan acceder a información sobre pagos o gastos.
Flujo de aprobación de facturas sharepoint
Cuando las facturas de compra llegan a la empresa compradora, casi nunca se trata de un proceso de un solo paso para que estén listas para el pago. A menudo, la aprobación de facturas se ve como una compleja serie de acciones que podrían suceder a lo largo de días, semanas o incluso meses.
Un flujo de trabajo de aprobación de facturas incluye la revisión y aprobación de las facturas antes de que se procese el pago de las mismas. Normalmente, el flujo de trabajo de aprobación de facturas comienza cuando una organización recibe una factura de un proveedor, que es comprobada y revisada por el departamento de compras. Después de verificar los detalles de la factura del proveedor, se envía al departamento de contabilidad para su posterior procesamiento y consiguiente pago.
Paso 2. Validación de la factura Validación de la factura – El siguiente paso consiste en validar la factura. Este proceso implica identificar y vincular los documentos de compra relacionados, como órdenes de compra, solicitudes de compra, recibos de pedido, etc. También incluye la validación de los campos de la factura. También incluye la validación de los campos de la factura con los datos GST del gobierno.
Paso 3. Definición de excepciones Definición de excepciones: cuando una factura no supera la fase de validación porque falta información o existe alguna discrepancia, se envía a un equipo específico para que realice un seguimiento con el proveedor, corrija los errores y vuelva a enviarla para su aprobación.
Correo electrónico de aprobación de la factura
Últimamente, he pasado algún tiempo evaluando las capacidades del flujo de trabajo de aprobación de facturas en Dynamics AX 2012 R2 estándar. Hay una serie de soluciones ISV en el mercado que pretenden mejorar la experiencia estándar. Por lo tanto, decidí lanzar un escenario común en el flujo de trabajo estándar para ver cómo se las arreglaba. No puedo decir si las soluciones ISV hacen un mejor trabajo, por lo que a continuación sólo comento la funcionalidad estándar disponible.
En mi experiencia, las facturas de compra de existencias se refieren principalmente a productos comprados con el único propósito de revenderlos o consumirlos como parte de un proceso de valor añadido (fabricación). La mayoría de las empresas en las que he trabajado tienen una política de correspondencia a dos o tres bandas para estas facturas, pero esta tarea se lleva a cabo principalmente en el departamento de Cuentas a Pagar (AP) sin implicar al comprador. Si el usuario de AP no puede cotejar la factura, ésta se envía para su aprobación al comprador. En este caso, necesitaríamos un flujo de trabajo que permita al empleado de AP enviar la factura para su aprobación por el comprador marcado en la orden de compra.
