Sistema de aprobación de facturas
La gestión de la documentación financiera es en toda organización un proceso largo y complejo. Básicamente se reduce a la gestión de documentos en papel que a menudo se copian y transcriben, con el consiguiente peligro de extraviar o introducir incorrectamente el mismo documento.
Hay una manera más fácil de hacer que este proceso sea más rentable, transparente y eficiente. La clave está en automatizar los procesos empresariales e implantar soluciones integradas que permitan hacer un seguimiento de la documentación financiera desde que entra en la empresa hasta que se archiva.
Al integrarlo con otros sistemas, el proceso empresarial se completa -desde la identificación correcta de todos los elementos de la factura, la vinculación del documento con las materias primas y las mercancías de entrada/salida- hasta la entrada automática en el ERP para eliminar los errores de contabilización.
El proceso comercial comienza con el escaneo, la lectura de datos OCR del documento y el emparejamiento con la información del proveedor, en caso de que éste ya exista en la base de datos del ERP. Esto evita la innecesaria entrada de datos múltiples o la aparición de varios socios con un nombre similar. Los datos de la factura se introducen automáticamente en el sistema, como el proveedor, el importe, la fecha de vencimiento del pago, el número de cuenta y otros parámetros necesarios para su procesamiento. Dado el uso cada vez más extendido de las facturas electrónicas, el sistema admite la plena implantación del comercio electrónico.
Cómo facturar si no está registrado en el IVA
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso racionalizado de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar el pago de una factura, que preferiblemente comience antes de recibir la factura del proveedor. Solicitar la aprobación del pago en la fase de la orden de compra o prescindir por completo de la aprobación en el caso de las compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y hacer que el departamento de cuentas por pagar funcione sin problemas en su empresa.
En primer lugar, revise todos los detalles de la factura para asegurarse de que son correctos. Revise los productos o servicios suministrados y asegúrese de que coinciden con lo acordado en la orden de compra o el contrato. Comprueba el importe que se te ha cobrado y asegúrate de que se ajusta a lo que has hablado con el proveedor.
Comprueba las fechas de todos los bienes y servicios que figuran en la factura y compáralas con tus facturas anteriores para asegurarte de que no se solapan. Si las fechas se solapan, ponte en contacto con la empresa para asegurarte de que no te están cobrando dos veces por la misma compra.
Lista de verificación de facturas
Normas nacionales y de la UELos sujetos pasivos que hacen negocios en la UE están sujetos a:Principios básicos de las normas de la UELas normas de la UE se encuentran en la Directiva sobre el IVA:En las notas explicativas se ofrece una explicación detallada de las normas de facturación de la UE.Normas nacionalesLas normas de la UE ofrecen flexibilidad para que los países de la UE tomen decisiones nacionales. La Comisión Europea publica en su sitio web los detalles de las disposiciones específicas aprobadas por cada país de la UE.¿Cuándo es obligatoria la factura? La factura es obligatoria a efectos del IVA según las normas de la UE en:También puede haber normas nacionales específicas sobre las operaciones que requieren factura.Suministros B2BEn la mayoría de los casos, las empresas deben emitir facturas siempre que se suministren bienes o servicios a:Excepciones i. Servicios financieros y de seguros exentos (artículo 135(1)(a)-(g) de la Directiva del IVA)
Correo electrónico de aprobación de la factura
La aprobación de facturas es un proceso clave para los departamentos de AP. Todas las facturas recibidas por una organización deben ser revisadas eficazmente, y las autoridades pertinentes deben conceder las aprobaciones antes de desembolsar el pago a los proveedores.
La aprobación de facturas es el proceso que los departamentos de AP utilizan para revisar y aprobar las facturas enviadas por los proveedores. Una vez que un proveedor envía una factura, ya sea por correo postal o electrónico, comienza el proceso de aprobación de facturas. La factura pasa por una serie de controles internos establecidos por la empresa, que a menudo implican la revisión de la documentación asociada, como las órdenes de compra o los formularios de solicitud.
En los departamentos de AP manuales, el proceso de aprobación de facturas suele ser largo y prolongado. Acaba consumiendo importantes recursos y horas de trabajo, y a menudo requiere que el personal de AP revise manualmente cada documento o se ponga en contacto con los proveedores.
El proceso de aprobación de facturas suele variar de una empresa a otra, incluido el número y el rigor de los controles internos que se aplican antes de aprobar las facturas para su pago. Sin embargo, a continuación se explica cómo funciona generalmente el proceso.
