Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso ágil de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar una factura para su pago, que preferiblemente comience antes incluso de recibir una factura de un proveedor.
Solicitar la aprobación del pago en la fase de orden de compra o renunciar por completo a la necesidad de aprobación para compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y mantener el departamento de cuentas por pagar funcionando sin problemas en su empresa.
Un proceso de aprobación de pagos es una práctica empresarial común empleada para garantizar que todos los pagos son examinados y aprobados por una parte adicional dentro de la empresa. Esto garantiza que los pagos no se envíen por error y evita problemas importantes como el fraude interno. La aprobación de pagos también proporciona un pago más rápido y preciso de las facturas de los clientes.
Aunque lo ideal sería que los altos cargos de la empresa, como el director general y el director financiero, firmaran cada pago para garantizar su aprobación, esto suele ser poco práctico. Por lo tanto, es esencial crear flujos de trabajo de aprobación de facturas eficaces para garantizar que los pagos se envían a tiempo y al lugar correcto.
Plantilla de correo electrónico de aprobación de facturas
Por ejemplo, el propietario de un centro de costes puede estar autorizado a aprobar costes para ese centro de costes hasta un importe específico. El director financiero y el director general deben aprobar los costes que superen ese límite de importe antes de que se pueda pagar la factura.
Supongamos que la empresa utiliza una solución de automatización de cuentas por pagar. En ese caso, esos derechos de autorización pueden configurarse en el sistema para distribuir automáticamente las facturas a la(s) persona(s) adecuada(s) para su revisión y aprobación.
Esto puede ser un proceso de introducción manual de datos, normalmente propenso a errores humanos. Según un informe del Institute of Financial Operations & Leadership, más de dos tercios de los encuestados siguen introduciendo manualmente los datos de las facturas en su sistema ERP.
La mayor oportunidad de error o fraude es la introducción manual de datos. Cuando los procesos de introducción están automatizados y se cotejan automáticamente con los documentos de compra, estos errores se detectan más fácilmente.
Un informe conjunto de PYMNTS y Routable reveló que el 83% de las empresas de transporte y logística encuestadas esperaban mejorar sus relaciones con los proveedores tras implantar actualizaciones de innovación en AP.
Correo electrónico de aprobación de la factura
Si tiene alguna pregunta general sobre la facturación electrónica, consulte la información facilitada por la administración federal en el sitio web «Die E-Rechnung in der Bundesverwaltung» accesible en e-rechnung-bund.de (información en inglés y francés disponible para descargar) o póngase en contacto con el servicio de asistencia a emisores de facturas en los portales federales de presentación de facturas (ZRE, OZG-RE) por teléfono de lunes a viernes de 8 a 16 horas en el +49 30 2598 4436 o por correo electrónico en [email protected].
Si un contrato antiguo no incluye una referencia de pedido, introduzca el número de contrato («Auftragsnummer») de su documento contractual en la referencia de pedido o póngase en contacto con la oficina de contabilidad.
Los contratos más antiguos no incluyen ninguna información sobre la facturación electrónica, la referencia del comprador o el número de pedido. Si tiene que emitir una factura electrónica para un contrato antiguo, pida a la oficina de contabilidad que figura en el documento contractual la referencia del comprador (Leitweg-ID) y el número de orden de compra.
Aprobación de facturas deutsch
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, en función de las normas de su empresa, y debe seguir los estándares de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
