Gestión de facturas y pagos
Para mejorar la tesorería, garantizar la fiabilidad de la información financiera y combatir el riesgo de fraude, error y pérdida de activos, es fundamental contar con procedimientos sólidos de control interno de la gestión de las cuentas por cobrar. Las herramientas adecuadas y unos datos claros pueden ayudarle a establecer un control interno sólido de sus procesos de gestión de cuentas por cobrar. Estas herramientas y datos pueden informar sobre cómo estandarizar la creación de facturas, mantener e informar sobre las cuentas por cobrar, y cómo cobrar y registrar los pagos de facturas.
A continuación se presentan algunos de los métodos de control de cuentas por cobrar más comunes, una lista de comprobación exhaustiva del control de cuentas por cobrar y recursos adicionales para mitigar el riesgo de las cuentas por cobrar.
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La segregación de funciones en la gestión de las cuentas por cobrar es un importante método de control interno. Al dispersar las funciones de gestión de las cuentas por cobrar entre distintos empleados, puede aumentar la supervisión y reducir las posibilidades de fraude. La separación de funciones en las cuentas por cobrar significa que ninguna persona tiene la responsabilidad exclusiva de más de una de las cuatro funciones principales de la gestión de cuentas por cobrar:
Sistema de gestión de facturas gratuito
Según el Ministerio de Finanzas de Vietnam, todavía se da el fenómeno de que algunas empresas, organizaciones y particulares se aprovechan deliberadamente de la emisión y el uso de las facturas electrónicas para vender al descubierto, comprar y vender facturas con ánimo de lucro e infringir la ley.
Con el fin de seguir reforzando la gestión y supervisión de la emisión y uso de facturas electrónicas, el Ministro de Finanzas de Vietnam solicita al Departamento General de Impuestos que ordene a los Departamentos de Impuestos de las provincias y ciudades centrales que apliquen los siguientes contenidos:
Completar con celeridad los procedimientos para obtener dictámenes de valoración del Ministerio de Información y Comunicaciones y presentar a las autoridades competentes para su aprobación los expedientes de propuestas para el nivel de seguridad del sistema de información de facturas electrónicas;
– Reforzar la coordinación con los organismos policiales y los ministerios, ramas y unidades pertinentes para tratar con prontitud y rigor las infracciones de la ley en la emisión, gestión y uso de facturas electrónicas.
Factura de proveedor deutsch
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único denominado número de factura, que resulta útil como referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. En este caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas, para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción.
Sistema de gestión de facturas de proveedores
En 2012, la cadena griega Mitsis Hotels gestionaba manualmente todo el trabajo derivado de su proceso de facturación y se dio cuenta de que había muchas áreas de mejora. En Mitsis Hotels, cada establecimiento era responsable de enviar todas las facturas a los clientes B2B; es decir, el proceso no estaba centralizado. Las facturas se enviaban por correo postal o electrónico. Ninguno de estos canales proporcionaba la trazabilidad y seguridad requeridas por Mitsis Hotels para garantizar que su cliente recibía la factura a tiempo, estaba de acuerdo con el documento y procedía a realizar el pago.La falta de control de los documentos provocaba dificultades operativas, mucho tiempo invertido en resolver disputas y retrasos en los pagos.Para optimizar este proceso, Mitsis Hotels decidió invertir en digitalización y tecnología.
Mitsis Hotels decidió digitalizar la emisión de sus facturas entre empresas (B2B) a través de Bavel Billing, la solución de facturación electrónica de Voxel. Para poner en marcha el proyecto, Voxel conectó con Protel, el PMS de Mitsis Hotels. Esta conexión fue el único esfuerzo tecnológico que tuvo que realizar Mitsis Hotels para comenzar a emitir facturas electrónicas. A su vez, Voxel conectó con todos los clientes B2B de la cadena hotelera que aún no formaban parte de su red Bavel. Actualmente, Mitsis Hotels conecta con más del 75% de sus clientes B2B a través de la plataforma Bavel.Mitsis Hotels decidió comenzar la implantación del proyecto de facturación electrónica en un primer
