Modelo de albarán de entrega
Este documento proporciona las directrices que rigen la recepción de los bienes adquiridos por el Departamento de Compras de York. La entrega de los productos/mercancías solicitados marca una transición en el proceso Purchase-to-Pay de una actividad de compra a una actividad de pago. Todas las compras deben ser «recibidas» para liberar el pago al proveedor. El departamento de «recepción» debe determinar si los productos o servicios recibidos son aceptables y se ajustan a los términos y condiciones de la orden de compra. El proceso completo de recepción consiste en lo siguiente
Aceptación – Reconocimiento de que los productos y/o bienes se ajustan a los requisitos de la orden de compra para que se pueda pagar al proveedor. Los envíos se consideran «aceptados» si el cliente (solicitante del artículo) acusa recibo a Cuentas por Pagar y no tienen ningún problema de calidad o de entrega. La mayoría de los envíos se consideran aceptados y aprobados para el pago por el destinatario (solicitante) mediante la generación de un ticket de recepción (informe), a menos que el destinatario se ponga en contacto con Compras o Cuentas por Pagar y solicite una retención del pago.
Recepción y almacenamiento de mercancías
Si una factura abarca varios pagos que deben realizarse en virtud de diferentes contratos, debe contabilizarse por separado. Si uno de los contratos no estaba en el ámbito de los informes, no será necesario incluir el pago en un informe de plazos de pago.
Si una entidad y el proveedor tienen un acuerdo en el que han convenido que los pagos se efectuarán después del suministro, pero el pago se realiza en el momento o antes del suministro, el pago sigue formando parte de un acuerdo de crédito comercial.
Para algunas entidades informantes, esto implica informar sobre las facturas de las pequeñas empresas que han pagado directamente. Para otros, se trata de informar sobre las facturas de pequeñas empresas pagadas en su nombre a través de otra entidad. La entidad pagadora puede ser un agente, un corredor, una entidad de servicios compartidos o una entidad con fines especiales.
Un grupo de entidades puede tener un acuerdo de agencia central con sus proveedores de pequeñas empresas. Si las entidades se comprometen con estos proveedores a través de una orden de compra, la orden de compra representa el acuerdo contractual con el proveedor. Activa la adquisición de bienes y servicios, por lo que establece la obligación de pago. La entidad que contrata al proveedor a través de la orden de compra debe informar sobre los pagos de las facturas.
Proceso de entrada de mercancías
Este procedimiento apoya la Política 3401 de Pagos Generales. Detalla los pasos a seguir para solicitar el desembolso de fondos de la Universidad a través de una factura. Este procedimiento no cubre la obtención o compra de bienes y servicios. La política 3201 Compras generales cubre las normas de la Universidad sobre estos temas (por ejemplo, órdenes de compra, uso de tarjetas de crédito, gastos de bolsillo) y sus procedimientos de apoyo.
Una factura es el mecanismo preferido por la Universidad para solicitar un desembolso de fondos de la Universidad. Se requiere una factura para todos los desembolsos, excepto los enumerados específicamente en la Política 3401 de Pagos Generales, Sección 3401.1.
Las facturas deben ser presentadas para su procesamiento directamente por el proveedor a Cuentas por Pagar («AP») (proceso detallado en la Sección 2, más adelante). En los casos en que esto no ocurra, los departamentos son responsables de seguir el proceso detallado en la Sección 3, más adelante.
Las facturas de los subreceptores de subvenciones patrocinadas deben ser presentadas directamente por el subreceptor a AP para garantizar el cumplimiento de la normativa federal (2 CFR Parte 200). Si un departamento recibe una factura de un subreceptor, el departamento es responsable de devolver la factura al subreceptor e indicarle que la presente directamente a Cuentas por Pagar (como se detalla en la sección 2, más arriba).
Número de grn.
3.1. El plazo de entrega especificado en el pedido es vinculante. Si el plazo de entrega no se especifica en el pedido, o no se acuerda en otra parte, será de 7 días laborables a partir de la celebración del contrato. Los plazos de entrega acordados comenzarán a contar a partir de la fecha de envío del pedido. Tan pronto como el Proveedor se dé cuenta de que no puede llevar a cabo el pedido a tiempo, en su totalidad o en parte, -independientemente de las razones- nos lo notificará inmediatamente indicando las razones y el periodo probable de retraso. En caso de retraso en la entrega, se aplicarán nuestros derechos legales. En particular, tras el vencimiento de una prórroga razonable sin resultado, tenemos derecho a reclamar una indemnización por daños y perjuicios en lugar del cumplimiento o el reembolso de los gastos. Esto se entiende sin perjuicio de la cláusula 3.3.3.3. En caso de que el Proveedor se retrase, podremos -además de nuestros derechos legales, en particular la rescisión y la indemnización por daños y perjuicios- reclamar una indemnización a tanto alzado por nuestro perjuicio derivado del retraso, por un importe del 0,2% del precio neto por día laborable completo, pero limitado a un máximo del 5% del precio neto por el servicio retrasado. Nos reservamos el derecho a demostrar que nuestro perjuicio ha sido mayor. El Proveedor se reserva el derecho a demostrar que no hubo pérdida alguna o que la pérdida fue sustancialmente menor.
