Carta de retraso en el pago
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La factura es el último paso de una transacción comercial bien ejecutada. Es en este punto donde ambas partes deberían estar contentas, ya que el cliente ha recibido lo que pidió y usted ha cobrado. Pero si las facturas no se pagan, puede ser frustrante perseguir los pagos de forma educada sin ser grosero o agresivo.
Como profesional de las cuentas por cobrar, usted puede influir en la rapidez con la que se resuelven estos elementos. Un compromiso cortés y directo es la clave. Muchos avisos de impago parecen automatizados y se perciben como fríos e impersonales, por lo que son fácilmente ignorados. Hemos creado seis plantillas de correo electrónico para solicitar amablemente el pago de las facturas y conseguir que se paguen las facturas vencidas.
Le rogamos que pague la factura
Si usted es un estadounidense «medio», tendrá más de 90.000 dólares de deuda. Aunque su empresa no se centre en el mercado de venta directa al consumidor, es probable que sus clientes tengan que escalar una montaña de deudas. La pequeña empresa media tiene una deuda de unos 195.000 dólares.
Con toda la deuda tanto en el lado B2C como en el B2B de la ecuación, no importa a quién sirva o qué producto o servicio proporcione… va a tener clientes que no satisfacen su saldo con usted.En un mundo perfecto, usted proporciona un servicio o producto a sus clientes y ellos le pagan. La realidad, sin embargo, es muy diferente. Sin embargo, cobrar a tus clientes puede depender menos de su capacidad de pago y más de cómo te dirijas a ellos.
Solicitud de pago
En apoyo de mi opinión, Kathy Caprino, coach de carrera y liderazgo, escritora, oradora y educadora, cree que pedir dinero suscita demasiadas inseguridades y dudas. En un artículo sobre este tema, lo explica:
Basándose en la experiencia con sus clientes, Caprino llegó a la conclusión de que pedir dinero a los clientes o consumidores puede afectar a nuestra visión del valor, el impacto y el «atractivo». También parece ser una gran desventaja: a menudo tememos ahuyentar a nuestros clientes con nuestra franqueza.
Por último, mantener la profesionalidad y la cortesía en las solicitudes de pago es siempre la mejor manera de actuar. No hay que hacer un berrinche al cliente por sus facturas atrasadas, sino ser directo, preciso y persistente.
Para dar a tu cliente el beneficio de la duda, asegúrate de incluir una copia de la factura en el archivo adjunto, ya que quizás descubras que el archivo adjunto era defectuoso y el cliente no recibió la factura.
Como segundo correo electrónico de recordatorio directo para informar al cliente de que su pago ha vencido, tendrás que ser aún más firme y directo. Una llamada a la acción clara y la petición al cliente de que confirme que ha recibido el correo electrónico de la factura reducirán las posibilidades de que el cliente ignore el correo electrónico.
Carta de factura vencida
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El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 90% de las facturas pendientes pueden cobrarse con éxito sólo con el seguimiento por correo electrónico. A pesar de lo poderoso que es, un número sorprendente de equipos financieros no mantienen su espada de correo electrónico afilada y es probable que vean un éxito drásticamente inferior con su control de crédito.
Las aberraciones más comunes de los correos electrónicos de facturas pendientes incluyen un tono poco amistoso, la apariencia de automatización/falta de humanidad, un enfoque agresivo o prejuicioso de las facturas pendientes, e incluso la persecución de los pagos de la persona equivocada por completo.Entendemos que escribir correos electrónicos de seguimiento de facturas desde cero es lento y complejo, o que las plantillas de correos electrónicos de persecución de pagos pendientes existentes son ineficaces o ya no tienen un buen impacto debido al uso excesivo. Entendemos que algunos clientes responden de forma venenosa, ambigua o simplemente no lo hacen. Luego tienes a tus clientes que pagan constantemente con retraso sin importar nada. Eso es… hasta que leas esta guía, claro.Olvídate de eso: esos problemas son cosa del pasado. Hoy compartimos nuestras 4 plantillas de correo electrónico más efectivas para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y conseguir que te paguen rápidamente. Si quieres más, echa un vistazo a nuestra amplia lista de plantillas de correo electrónico de seguimiento de pagos. Estas plantillas permiten a las empresas mitigar los riesgos que se desprenden de los datos proporcionados por los principales programas de contabilidad y la Federación de Pequeñas Empresas (FSB).
