Registro de facturas en d365
Lo único que tiene que hacer manualmente es escanear sus facturas de compra en papel. La tecnología OCR inteligente reconoce y registra los datos del proveedor, el importe, el número de factura, el número de pedido y el número de referencia, la fecha y cualquier campo adicional. El reconocimiento de facturas comprende un sistema de control múltiple y puede utilizarse en varios idiomas. En el caso de la facturación electrónica basada en las normas EDI, el sistema comprueba e introduce los datos automáticamente, lo que incluso elimina la necesidad de escanear manualmente las facturas.
Todo el personal implicado recibe un correo electrónico relativo a una factura o incluso a varias facturas relacionadas. En función de lo que tengan que hacer, todos los miembros del personal pueden llevar a cabo su tarea de forma rápida y sencilla, es decir, añadir documentos, posponer o rechazar la aprobación y especificar el motivo para hacerlo, remitir las facturas a un colega o aprobarlas. La aprobación también puede realizarse mediante una aplicación.
Diario de aprobación de facturas d365
Las cuentas por pagar son responsables de gestionar el procesamiento de las facturas de los proveedores, desde la recepción de la factura, pasando por la codificación y las aprobaciones, hasta que el pago se contabiliza en el ERP o sistema financiero y está listo para el pago. Hay dos tipos principales de facturas de proveedores: las facturas basadas en órdenes de compra, también llamadas facturas PO, y las facturas de gastos (o facturas no PO). Descubra las diferencias entre estos dos tipos y por qué el proceso de aprobación de las facturas difiere según el tipo.
La diferencia entre las facturas PO y las no PO radica en la compra que generó la factura. Cuando existe un proceso de solicitud de compra, la compra será desencadenada por una orden de compra (PO) previamente aprobada que se envía al proveedor. En el caso de las compras realizadas fuera del proceso de compra regulado, el proveedor envía una factura que no es de pedido, también llamada factura de gastos.
Una factura PO debe incluir el número de orden de compra y los detalles de los bienes o servicios suministrados según lo acordado entre el comprador y el proveedor. Al llegar a cuentas por pagar, la factura de pedido se coteja con la orden de compra para garantizar que todos los detalles se corresponden. En la mayoría de los casos, las empresas realizan un cotejo de facturas a tres bandas para verificar que los detalles de la factura de pedido coinciden tanto con el pedido de compra como con la entrada de mercancías registrada en el sistema de compras o ERP tras la recepción de los bienes o servicios. Las facturas de pedidos suelen incluir facturas de compras de material directo.
Pool de facturas d365
La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es común tener un enfoque para las facturas basadas en PO, y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.
Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).
