Si el pago no se recibe en el plazo de
Como propietario de una pequeña empresa, es probable que te encuentres con clientes que no pagan a tiempo o, peor aún, que no pagan. Puede ser una situación desagradable y estresante, pero hay formas eficaces y con tacto de dirigirse a los clientes morosos.
Cuando todo lo demás falla, una agencia de cobros puede cobrar la deuda por usted. La contratación de una agencia de cobros suele ser la última parada antes del litigio para las empresas que necesitan liquidar una factura impagada. Estas agencias están especializadas en el cobro de pagos que suelen tener 90 días de retraso.
Aunque puede ser un método eficaz para recibir el pago, no está exento de riesgos y costes. Algunos cobradores pueden utilizar tácticas con las que usted no se sienta cómodo, lo cual es importante si quiere mantener una buena relación con sus clientes una vez pagada su deuda. Además, al igual que con un servicio de factoring, tendrá que dar a la agencia de cobro de deudas un porcentaje de la factura en el momento del cobro, por lo que no acabará recibiendo el importe íntegro.
Dé a sus clientes tiempo suficiente para pagarle enviando las facturas y facturando el trabajo lo antes posible. Si se acerca o ha pasado la fecha límite y alguien aún no te ha pagado, no dudes en ponerte en contacto con él. Es posible que el cliente se haya olvidado de la fecha límite de facturación y simplemente necesite el recordatorio.
Pedir educadamente el pago
2. En algunos casos, los clientes intentan retrasar el pago, alegando que han perdido la factura o que necesitan conciliar sus registros para encontrar el importe de pago correcto, explica Hunter Hoffmann, director de marketing de AmTrust Financial Services. Si este es el caso, Hoffmann aconseja enviar una factura actualizada de inmediato -incluso si sabe que el cliente tiene la original- para eliminar esta excusa.3. Pregunte por qué el cliente no paga.Si su cliente sigue sin pagar, esté abierto a escuchar sus razones. Ben Giordano, propietario y fundador de FreshySites, sugiere hacer preguntas sobre su satisfacción con el trabajo, sus complejidades financieras y todo lo que pueda contribuir a su negativa a pagar: «Una vez que sepas por qué se niegan a pagar, puedes trabajar para llegar a una solución con el cliente», dice Giordano. «Tenga en cuenta que todo el mundo es una persona y que rara vez alguien quiere hacer daño al otro; la mayoría de la gente es lógica y está dispuesta a buscar una solución si se le da la oportunidad de hacerlo».
¿Qué ocurre si no se paga una factura?
El propietario de una pequeña empresa se enfrentará inevitablemente a la situación de que un cliente no pague y tendrá que empezar a pensar en la gestión de cobros. Toda empresa debe tener un plan de contingencia sobre cómo gestionar la situación de la manera más eficaz para garantizar que la empresa pueda cobrar sus cuentas por cobrar lo más cerca posible del 100%.
Un cliente puede estar evitando el pago si recibe pagos parciales, le pide prórrogas o no le devuelve las llamadas telefónicas o los correos electrónicos. O cuando se vuelve más agresivo e inusualmente difícil o critica tu trabajo.
Pregunte a otros de sus proveedores si han cobrado. Visita el local de la empresa si cierra inesperadamente y, cuando sea posible, habla con el personal para preguntar si han cobrado sus salarios a tiempo y si hay una elevada rotación de personal. Compruebe los antecedentes crediticios y las referencias.
Lo primero que hay que hacer cuando no se cobra es ponerse en contacto y hablar con el cliente. Muchas veces puede tratarse simplemente de un descuido o un malentendido y la situación se rectifica fácilmente. Más grave será una disputa sobre el servicio o el producto entregado. La mayoría de las veces, tras una discusión a fondo de los problemas, se puede llegar a una solución amistosa que satisfaga a ambas partes.
Carta de advertencia por impago de facturas
Una factura es un documento que un vendedor entrega a un comprador para cobrar un pago. Las facturas incluyen el coste de los productos o servicios prestados, el coste asociado, la fecha de vencimiento para recibir el pago y cualquier otro detalle de pago pertinente, como los métodos de pago disponibles. Comprender las facturas le ayuda a mantener una línea de comunicación clara entre usted y sus clientes y le ayuda a garantizar las mejores prácticas para unos pagos rápidos y eficientes.
Las facturas tienen una función esencial en la contabilidad de las pequeñas empresas. La facturación demuestra la obligación de un cliente de pagar por sus bienes o servicios. Esto verifica, por escrito, el acuerdo de pago entre su empresa y el cliente. Las buenas facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de las ventas para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras funciones esenciales, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para llevar la contabilidad. Las facturas son documentos de facturación que documentan el historial financiero de su empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos de su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su tesorería.
