No entrega del recibo
La compra de bienes y servicios, incluida la construcción, se rige por la Política de Adquisiciones de la Universidad y puede realizarse mediante diferentes métodos, según el tipo de compra y el valor.
Cuando no exista una factura, deberá aportarse un documento que represente un soporte objetivo para el pago. El documento debe incluir los detalles pertinentes, como la finalidad y el importe en dólares, así como la autorización para realizar el pago. Puede tratarse de un formulario de inscripción a una conferencia, un formulario de renovación de una suscripción, una copia del calendario de pagos identificado en un acuerdo contractual, un correo electrónico que incluya a las personas autorizadas, etc.
Si el pago se realiza a un individuo por servicios, el departamento que recibe el servicio está obligado a determinar el tipo de servicio prestado (es decir, consultoría, no consultoría, etc.) y si existe una relación de empleo/contratista independiente. Se debe revisar las secciones GTFM Empleado frente a Contratista / Tributación de Pagos y, Guía del Impuesto sobre la Renta – Empleado o Contratista Independiente para determinar si el servicio es una de las pocas excepciones en las que no existe una relación laboral. Si no existe una relación laboral, el departamento debe certificarlo y, si es necesario, se debe rellenar un certificado de pequeños comerciantes.
El contratista se niega a proporcionar la factura
La facturación es fundamental para cualquier empresa. El proceso también requiere precisión y puntualidad. Si lo hace mal, no cobrará o cobrará con retraso sus productos o servicios, lo que realmente afecta a su flujo de caja. Y si no cobra, no podrá compensar a sus empleados ni cubrir sus gastos generales.
Los errores en el proceso de facturación también pueden despertar las sospechas de los clientes sobre sus prácticas empresariales. Los errores repetidos harán que estas posibles banderas rojas aumenten aún más y obligarán a sus clientes a replantearse si quieren hacer negocios con usted (o no).
Si comete alguno o todos los errores de facturación descritos en este artículo, piense en cómo estos errores aparentemente menores están afectando a su flujo de caja y a sus resultados. Y, lo que es más importante, piense en cómo están afectando negativamente a las relaciones con sus clientes. Siguiendo los consejos aquí expuestos, podrá evitar muchos de estos problemas, mejorar sus relaciones con los clientes y dirigir una organización más rentable.
Obligación legal de presentar recibos
El icono de información con el tooltip junto a la cabecera de Crear facturas le aconseja qué hacer si no puede crear una factura como se esperaba, por ejemplo, contactar con su cliente para que le habilite más opciones de facturación.
Si cancela completamente la factura, puede editar los siguientes campos: Número de nota de crédito, Fecha de la nota de crédito, Nota del proveedor e Importe del descuento. También puede añadir archivos adjuntos (archivo, URL o texto) y un escáner de imagen, y modificar las líneas de la factura, el UNSPSC y las descripciones de los motivos fiscales. Los demás campos se rellenan previamente y no son editables, de modo que toda la información se arrastra desde la factura original.
Los cargos a nivel de cabecera (por ejemplo, gastos de envío, manipulación, misceláneos o impuestos a nivel de cabecera) no se transfieren de la factura original. Para acreditar los gastos de nivel de cabecera, es necesario presentar una nota de crédito independiente.
También puede adjuntar archivos a una factura mediante el escaneo de imágenes. Un archivo adjunto puede tener hasta 100 MB, pero por razones de rendimiento, considere limitar el tamaño del archivo adjunto a 16 MB aproximadamente. Los archivos adjuntos de imágenes en las facturas deben ser de los siguientes tipos: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF o PDF.
La tienda no me dio un recibo
La invención de los ordenadores supuso el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución fue provocada por el deseo de reducir los costes tradicionales y la mano de obra. La facturación se hizo más barata, fácil y rápida con las facturas electrónicas.
La llegada de Internet hizo posible una comunicación mejor, más segura y más ecológica con los clientes. Las facturas en línea no tienen papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte de CRM y un portal de clientes para que éstos puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.
