Cuánto tiempo hay que conservar las facturas de los proveedores
Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben guardarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de sufrir litigios, problemas de planificación de la sucesión y la ira del fisco. Saber cuánto tiempo debe conservar los registros de la empresa le ayudará a evitar estos problemas. Ya sea que se pregunte cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios o cuánto tiempo debe conservar los talones de pago, la conservación de los registros empresariales es fundamental para el mantenimiento de sus registros financieros. Siga leyendo para conocer los periodos de conservación de sus documentos contables.
El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas reglas básicas de mantenimiento de registros para los documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, hay muy poca orientación sobre el tiempo que se debe conservar la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
La conservación de documentos durante 7 años se denomina
Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas mantener tus registros «tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos». En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Cuánto tiempo hay que conservar los registros de la empresa después de cerrarla
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la empresa? De hecho, puede estar inundado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos hasta facturas, cheques cancelados, registros de nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo de los impuestos, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. La sabiduría convencional cuando se trata de documentación es «más vale prevenir que curar».
Deberá conservar las declaraciones de impuestos de su empresa y toda la documentación de apoyo hasta que ya no pueda ser auditado por ese año fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no pongas en marcha la trituradora de papel en el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar los ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y toda la documentación justificativa durante siete años desde la presentación. Puede leer más sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.
¿Cuánto tiempo debe conservar una empresa sus registros?
¿Qué registros debe llevar el sujeto pasivo/intermediario? El contenido de los registros que debe conservar el sujeto pasivo se establece en el Reglamento 282/2011 del Consejo (artículo 63 quater). Incluye información general como el Estado miembro de consumo de la entrega, el tipo de entrega, la fecha de la entrega y el IVA a pagar, pero también información más específica, como los detalles de cualquier pago a cuenta y la información utilizada para determinar el lugar donde el cliente está establecido, tiene su dirección permanente o reside habitualmente. ¿Cuánto tiempo deben conservarse? Estos registros deben conservarse durante 10 años a partir del final del año en que se realizó la operación, independientemente de que el sujeto pasivo haya dejado de utilizar el régimen o no. ¿Cómo puede el sujeto pasivo/intermediario poner estos registros a disposición de la autoridad fiscal? Estos registros deben ponerse a disposición del Estado miembro de identificación o de cualquier Estado miembro de consumo, por vía electrónica y sin demora, si así lo solicitan. Para obtener los registros que posee un sujeto pasivo o un intermediario, el Estado miembro de consumo debe solicitarlo primero al Estado miembro de identificación. El Estado miembro de consumo debe solicitar primero al Estado miembro de identificación, el cual le informará de cómo hacerlo en la práctica cuando solicite los registros al sujeto pasivo/intermediario: SAF-OSS
