¿Cuánto tiempo deben llevar los autónomos sus registros?
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la empresa? De hecho, es posible que te veas desbordado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos hasta facturas, cheques cancelados, nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo fiscal, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. Cuando se trata de documentación, la sabiduría convencional dice «más vale prevenir que curar».
Deberá conservar las declaraciones fiscales de su empresa y toda la documentación justificativa hasta que ya no pueda ser auditado por ese ejercicio fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no pongas en marcha la trituradora de papel el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y todos los justificantes durante siete años a partir de la fecha de presentación. Puede obtener más información sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.
¿Qué documentos debo conservar y durante cuánto tiempo?
Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben conservarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de litigios, problemas en la planificación de la sucesión y la ira del fisco. Entender cuánto tiempo debe conservar los registros de su empresa le ayudará a evitar estos problemas. Tanto si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios como los recibos de nómina, la conservación de los registros empresariales es fundamental para el mantenimiento de sus registros financieros. Siga leyendo para conocer los periodos de conservación de sus documentos contables.
El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, existen muy pocas directrices sobre el tiempo que debe conservarse la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
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