¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de las cuentas por cobrar?
¿Cuánto tiempo tiene que conservar realmente los registros de su empresa? De hecho, puede estar inundado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos hasta facturas, cheques cancelados, registros de nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo de los impuestos, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. La sabiduría convencional en materia de documentación es «más vale prevenir que curar».
Deberá conservar las declaraciones de impuestos de su empresa y toda la documentación de apoyo hasta que ya no pueda ser auditado por ese año fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no pongas en marcha la trituradora de papel en el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar los ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y toda la documentación justificativa durante siete años desde la presentación. Puede leer más sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.
Cuánto tiempo debe conservar sus registros de impuestos sobre la renta
Primero, hablemos de lo que significa. Las cuentas por pagar son las cantidades que debe por los servicios o bienes recibidos. Si tus proveedores te conceden un crédito, entonces tienes un pasivo que se llama Cuentas por Pagar. En otras palabras, usted tiene una cuenta con esa empresa, y tiene que pagarla.
Eso parece bastante sencillo. Pero ¿qué pasa con esos documentos? Llegan por correo, llegan a tu fax y aparecen en tu correo electrónico. ¿Qué haces con ellos? Una vez pagada la factura, ¿la necesitas?
La respuesta es sí. Sería útil que las conservaras por muchas razones. Quitemos primero la más obvia: Hacienda le exige que conserve sus documentos durante siete años. Sólo eso debería animarle a llevar un registro adecuado. Si le hacen una auditoría, es posible que le pidan que presente copias de seguridad de cada uno de los gastos que figuran en sus libros. Podría haber multas y/o sanciones severas si no puedes hacerlo. Estemos preparados para ello.
Además, llevar un registro exacto es simplemente un buen sentido comercial. ¿Recuerdas lo que compraste en Acme en 2017? ¡Yo no sé lo que compré ayer en Staples! Tener esa documentación es un buen repaso para ti. Además, algunos proveedores imprimen los términos y condiciones en sus facturas. ¿Se ha roto tu carísimo widget? ¿Puedes devolverlo para que te lo abonen? El extracto puede indicarte el tiempo que tienes para devolverlo. ¿O qué pasa si necesitas un número de serie? Es probable que también esté impreso en su documentación.
Cuánto tiempo hay que conservar la tabla de documentos
Algunos documentos financieros deben conservarse, pero otros pueden triturarse y tirarse. Si aún no ha optado por la eliminación del papel, es posible que se encuentre inmerso en una avalancha de recibos, facturas, talones de pago, formularios de impuestos y otros documentos financieros. Pero no tiene por qué ser así. Puede pasar a la fase sin papel y deshacerse de algunos de esos documentos financieros. Algunos de esos papeles que ha recopilado deben conservarse, pero muchos otros pueden triturarse y tirarse a la basura.Aquí tiene una guía de qué documentos financieros conservar y durante cuánto tiempo.RecibosCuánto tiempo conservar: Tres años.
Los recibos de cualquier cosa que pueda detallar en su declaración de impuestos deben guardarse durante tres años con sus registros fiscales. Intente guardarlos en una carpeta dividida por categorías de gasto.Registros de mejoras en el hogarCuánto tiempo hay que guardar: Un mínimo de tres años, pero hasta siete años.
Guárdelos por lo menos tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos que incluye los ingresos o pérdidas de la casa cuando se vende. Si tiene previsto vender la casa y ha realizado mejoras en ella, guarde los recibos de esas mejoras durante siete años, ya que puede necesitarlos para reducir la ganancia imponible de la casa cuando la venda.Facturas médicasCuánto tiempo guardar: De uno a tres años.
Cuánto tiempo hay que guardar los registros de la empresa en California
Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben guardarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de sufrir litigios, problemas de planificación de la sucesión y la ira del fisco. Saber cuánto tiempo debe conservar los registros de la empresa le ayudará a evitar estos problemas.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, hay muy poca orientación sobre el tiempo que se debe conservar la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
Estos periodos no se ofrecen como una autoridad definitiva, sino como una guía. Su contador público, su servicio de contabilidad externa o su abogado fiscal pueden recomendar un enfoque diferente en función de las normas de su sector y de las necesidades específicas de su empresa.
