Proceso de facturación
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Condiciones de pago t/t
La primera opción, sin tarjetas de crédito, es la más sencilla. En el momento de la salida, los clientes reciben las instrucciones de pago y, una vez que usted recibe su pago, aprueba manualmente su reserva a través del sitio. Esta opción es especialmente útil para solicitar cheques o transferencias bancarias, dos métodos de pago que siguen siendo más comunes que los pagos con tarjeta de crédito en muchos países europeos.
Tenga en cuenta que un dominio personalizado no se mostrará en combinación con la pantalla de pago, ya que un servidor seguro sirve esta pantalla. Los navegadores sólo establecerán una conexión segura con los servidores que tengan los certificados adecuados. Al conectarse al servidor seguro, el sistema cambiará automáticamente el dominio. Al salir de la sección de pago, el sistema vuelve a utilizar el dominio personalizado.
Ejemplo de instrucciones de pago manuales
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales y escritas de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta del libro mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
Normalmente, el procesamiento de las facturas lo realiza el departamento de cuentas por pagar en las organizaciones más grandes. En las empresas pequeñas y medianas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas entrantes de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de tesorería y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si se procesan y registran las facturas manualmente como si se utiliza un software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos comunes para el procesamiento de facturas.
Ejemplo de condiciones de facturación
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura tras la finalización del proceso de venta y contratación. El proceso tradicional de facturación siempre ha formado parte de un conjunto más amplio de procesos empresariales en el comercio, que incluyen la realización y aceptación de un pedido, el cumplimiento del mismo, la entrega de las mercancías y el pago final. Se trata del proceso «purchase-to-pay» desde la perspectiva del comprador, y «order-to-cash» desde la perspectiva del vendedor. Juntos se denominan «proceso comercial». Desde el punto de vista del proceso comercial, una factura no es nunca un documento aislado, sino que es siempre el resultado de otras actividades y está vinculada a ellas.
Los aspectos de pago de una factura suelen implicar la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago de la misma. Dado que una factura es en parte una solicitud de pago, existen sinergias evidentes entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Hay que tener en cuenta que una factura no es un documento bancario. El proceso de facturación está vinculado al sistema de pago, y los bancos pueden proporcionar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de facturas y la financiación de la cadena de suministro.
