Procesamiento de facturas
Cuando se genera un lote de facturas a partir de las transacciones de la tabla del Archivo de Trabajo de Detalle de Facturación (F4812), el sistema crea automáticamente una nueva factura para cada cliente. Además, puede definir cómo desea que el sistema secuencie y resuma la información de la transacción que aparece en las facturas. Para ello, se configuran reglas de secuencia y de integración.
Cuando la regla de secuencia y de integración configurada se modifica en el nivel de partida de pago, el sistema crea una nueva línea de detalle de facturación para la factura. El sistema asigna un número único de partida de pago a la nueva línea de detalle de facturación.
Por ejemplo, se puede configurar una secuencia y una clave de integración con unidades empresariales (trabajos) en el nivel de factura y con registros auxiliares (órdenes de trabajo) en el nivel de partida de pago. Durante la generación de la factura, el sistema utiliza la clave para:
Agrupar las transacciones del fichero de trabajo por el número de la unidad de negocio de origen para el lote de facturas. Para ello, secuencie la información de facturación por la unidad comercial de origen primero y deje el campo Código de integración en blanco. A continuación, utilice el número de libro auxiliar para secuenciar y resumir las facturas individuales dentro del lote. Por último, utilice la cuenta de objeto para secuenciar y resumir las partidas de pago con las facturas.
Factura de pedido de compra
Según la Notificación CGST 01/2022 publicada el 24 de febrero de 2022, la factura electrónica GST se ha hecho obligatoria para las entidades con un volumen de negocios de 20 millones de rupias o más. No se puede ignorar el impacto global de la facturación electrónica en el proceso de negocio, el sistema de TI y otros cumplimientos como las declaraciones del GST. Con la implementación de la facturación electrónica, tanto el Gobierno como las entidades se benefician. Sin embargo, para que los beneficios se cosechen en el futuro, se necesitan esfuerzos e inversiones ahora para tener los sistemas y procesos listos. Dado que la facturación electrónica y la generación de facturas electrónicas pueden realizarse simultáneamente, las entidades deben revisar y considerar si se requiere algún cambio en sus procesos de negocio.
Las entidades están ocupadas llevando a cabo un análisis de las deficiencias y actualizando sus sistemas informáticos internos según sea necesario. Y no hace falta decir que habrá retos que superar y decisiones estratégicas que tomar, para estar totalmente preparados para la facturación electrónica. Aquí hay 5 áreas clave que necesita planificar para una implementación efectiva de la facturación electrónica…
El formato de facturación electrónica publicado por el Gobierno tiene unos 150 campos de datos y se basa en las mejores prácticas seguidas a nivel mundial y tiene en cuenta algunas de las peculiaridades de la industria. Sin embargo, es posible que no se necesiten todos los campos de datos internos para que se adapten completamente a la especificación de la facturación electrónica. Por lo tanto, la decisión que se debe tomar es si se debe realizar una revisión completa o cumplir con los requisitos mínimos de implementación de la facturación electrónica. Hemos enumerado algunos factores que pueden ayudarle a tomar la decisión:
Detalles de la factura
Tanto si redactas tus propias facturas como si utilizas una plantilla proporcionada por tu entidad financiera o el software de tu empresa, merece la pena que entiendas tus obligaciones e inclusiones según la legislación fiscal australiana. Esto es lo que debe saber sobre la facturación.
Recuerda que no todos los bienes y servicios están sujetos al GST. Así que, aunque redactes una factura fiscal, asegúrate de entender cuándo debes cobrar el GST y cuándo debes evitarlo. Si no está seguro de si debe registrar su empresa para el GST, consulte los consejos de la Oficina de Impuestos de Australia.
El GST no se aplica a todos los bienes y servicios. Si suministra una mezcla de artículos que incluyen el GST y otros que lo excluyen, debe asegurarse de que su factura indique el impuesto correspondiente a cada artículo.
La facturación electrónica (e-Invoicing) es una opción cada vez más popular para las pequeñas empresas. Algunas aplicaciones de software empresarial generan facturas automáticamente y también le ayudarán a hacer un seguimiento de sus pagos en relación con sus facturas. Esto se llama conciliación de facturas.
Si espera prestar servicios continuos a un cliente, puede negociar hitos de pago. Por ejemplo, puede acordar el envío de una factura cada mes, o tras la entrega de determinados servicios clave (como un borrador o un prototipo).
Definición de factura
Dependiendo del tipo de servicio que preste, su factura debe contener datos clave que le permitan a usted y al cliente hacer un seguimiento de los plazos del proyecto, los plazos de pago y los beneficios. Se recomienda que toda factura incluya:
Si eres un autónomo, querrás centrarte en las horas que has facturado o en los proyectos que has completado. En este ejemplo de factura, verás que se incluyen detalles sobre el proyecto y notas. Destaca los detalles del proyecto en el que has trabajado, incluyendo las fechas facturadas y lo que será el proyecto o la fecha de finalización del mismo.
Al igual que en los ejemplos de facturas de autónomos, el trabajo contractual debe desglosarse en detalles de lo acordado en el contrato. Además, querrás exponer los detalles de cualquier trabajo, material y mano de obra que se haya incluido.
Una de las preocupaciones de los profesionales del sector de los servicios es la posibilidad de que se produzcan devoluciones de cargos, ya que a menudo puede ser difícil demostrar si un trabajo se ha completado satisfactoriamente. La creación de una factura profesional y detallada a menudo puede ayudarle a luchar contra una devolución de cargos si le ocurre.
