Formación sobre aprobación de facturas de Concur
Cientos de profesionales de Cuentas por Pagar encuestados admitieron que dedican el veinte por ciento de su tiempo de trabajo a gestionar la aprobación. Eso es un día de cada semana de trabajo dedicado a perseguir la aprobación de facturas.
¿Cómo apruebo una factura?
Los empleados pueden tener la sensación de que, por mucho que insistan en la importancia o la urgencia de aprobar una factura, el mensaje no cala. Se enfrentan a los mismos problemas y retrasos una y otra vez. Y estos retrasos pueden costar mucho dinero a las empresas, tanto en horas de trabajo perdidas como en descuentos potencialmente desaprovechados.
Una directora de compras de Virginia encontró una solución rápida e inteligente para este problema: empezó a «retrasar» los plazos de aprobación. En primer lugar, su departamento decide cuál sería su fecha límite absoluta para esa factura. A continuación, la retrasan unos días.
Así, si el departamento de proveedores necesita una factura para el viernes, puede decir a los aprobadores que la necesitan para el martes. Incluso si un aprobador está presionando el «último día» o «tarde», en realidad no es tarde. El pago llegará a tiempo.
Por eso, un supervisor de proveedores de Pensilvania decidió añadir una nueva condición a su software: si una factura no se aprueba en un plazo de siete días, se eleva al responsable del aprobador. Se envía automáticamente un mensaje al aprobador y a su gestor para que discutan el problema.
Flujo de trabajo de aprobación de facturas AP con SAP Business One
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso optimizado de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar una factura para su pago, que preferiblemente comience antes incluso de recibir una factura de un proveedor.
Solicitar la aprobación del pago en la fase de orden de compra o renunciar por completo a la necesidad de aprobación para compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y mantener el departamento de cuentas por pagar funcionando sin problemas en su empresa.
Un proceso de aprobación de pagos es una práctica empresarial común empleada para garantizar que todos los pagos son examinados y aprobados por una parte adicional dentro de la empresa. Esto garantiza que los pagos no se envíen por error y evita problemas importantes como el fraude interno. La aprobación de pagos también proporciona un pago más rápido y preciso de las facturas de los clientes.
Aunque lo ideal sería que los altos cargos de la empresa, como el director general y el director financiero, firmaran las facturas de los clientes.
Flujo de trabajo de aprobación de facturas de acreedores en Dynamics GP
Una Solicitud de Factura de Proveedor es una herramienta online en Workday que se utiliza para realizar un pago a un proveedor cuando no se requiere una OC y la factura está por debajo del Límite de Compra Directa. Cuando el coste total final para el departamento por un servicio o la compra de un producto supere el límite de compra directa, independientemente del periodo de tiempo, póngase en contacto con los Servicios de Adquisiciones para obtener orientación.
Una compra no autorizada es un compromiso realizado por un empleado o departamento fuera de su autoridad. Las compras no autorizadas deben ser revisadas por los Servicios de Adquisiciones para determinar si la compra se ajusta a todas las leyes, reglamentos y/o políticas de la Universidad aplicables. Las compras no autorizadas pueden exponer a la persona responsable de la compra no autorizada a las sanciones siguientes
