Que datos necesito para emitir una factura 2021
xProcurement¿Qué es la captura de datos de facturas (y cómo automatizarla?)by Kevin Shuler on abril 10, 2022 La mayoría de las empresas luchan con los métodos manuales tradicionales de captura de datos de facturas. Los libros de contabilidad en papel, las hojas de cálculo y los métodos de reconocimiento óptico de caracteres son propensos a errores y suponen innumerables horas perdidas. Las soluciones manuales son caras y requieren mucho tiempo. La solución consiste en agilizar el proceso de captura de datos de facturas con la solución de automatización adecuada que genere un ROI positivo tanto en tiempo como en ingresos ahorrados.
La captura de datos de facturas implica la introducción de detalles de las facturas, como el número de factura, el nombre y la dirección del proveedor, los detalles del proyecto, el número de pedido y otros detalles críticos para el seguimiento de los bienes y servicios proporcionados por vendedores y proveedores.
Normalmente, las empresas recopilan estos datos manualmente utilizando hojas de cálculo o libros de contabilidad en papel. Dependiendo del tamaño de la empresa, un equipo de compras, un director o un ejecutivo de nivel c gestiona este proceso. Recopilan datos de fuentes estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas en un formato más unificado.
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En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
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Una factura es un documento que el vendedor entrega al comprador para cobrar. Las facturas incluyen el coste de los productos o servicios prestados, el coste asociado, la fecha de vencimiento para recibir el pago y cualquier otro detalle de pago pertinente, como los métodos de pago disponibles. Comprender las facturas le ayuda a mantener una línea de comunicación clara entre usted y sus clientes y le ayuda a garantizar las mejores prácticas para unos pagos rápidos y eficientes.
Las facturas tienen una función esencial en la contabilidad de las pequeñas empresas. La facturación demuestra la obligación de un cliente de pagar por sus bienes o servicios. Esto verifica, por escrito, el acuerdo de pago entre su empresa y el cliente. Las buenas facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de las ventas para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras funciones esenciales, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para llevar la contabilidad. Las facturas son documentos de facturación que documentan el historial financiero de su empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos de su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su tesorería.
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Imagínate lo siguiente: un cliente necesita reformar su casa y acepta encantado contratar los servicios de un diseñador de interiores tras una consulta en la que discuten el alcance del proyecto, el estilo y el diseño, la distribución, la pintura, los muebles, la decoración y los costes.
Solo hay un problema: la empresa no tiene un flujo de facturación. El cliente no sabe cuándo debe pagar ni cómo añadir servicios adicionales del diseñador a su proyecto. Como resultado, la falta de comunicación da lugar a errores y retrasos en los pagos.
Las facturas son un componente integral de cualquier negocio. Una factura documenta un acuerdo escrito sobre una transacción entre una empresa y un cliente, y contiene detalles sobre cuánto debe el cliente, qué productos o servicios ha proporcionado la empresa, la fecha de venta y la fecha de vencimiento del pago.
Las facturas suelen confundirse con las órdenes de compra y los recibos, pero hay una diferencia clave: Mientras que las órdenes de compra resumen los bienes o servicios que el comprador solicita al vendedor, y los recibos documentan una venta ya realizada, las facturas solicitan específicamente el pago.
