¿Debo incluir el IVA en mis gastos?
Si reclama el IVA de bienes o servicios que no ha pagado, debe devolverlo a HMRC. Esto se denomina «clawback». Lea las orientaciones sobre la devolución para saber cuándo y cómo devolver el IVA que ha reclamado anteriormente.
Si vende bienes o servicios que son una mezcla de impuestos y exentos de IVA, su empresa se considera «parcialmente exenta». Infórmese sobre la exención parcial y cómo calcular lo que puede reclamar.
Sólo puede reclamar el IVA de las compras para la empresa que ya está registrada a efectos del IVA. Deben estar relacionadas con su «objetivo empresarial». Esto significa que deben estar relacionadas con bienes o servicios sujetos al IVA que usted suministra.
Es posible que pueda reclamar todo el IVA de un coche o vehículo comercial nuevo si lo utiliza únicamente para su negocio. Debe poder demostrar que no lo utiliza a título personal, por ejemplo, si está especificado en el contrato de su empleado.
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IVA sobre los gastos recargados
El reembolso y el desembolso son los dos tipos de métodos de recuperación de gastos que surgen cuando usted, como proveedor de servicios o agente, paga en nombre de su cliente y le factura después para recuperar esos gastos. El tratamiento del IVA dependerá de si la recuperación de los gastos es un reembolso (sujeto a IVA) o un desembolso (no sujeto a IVA).
El reembolso se refiere a la recuperación de un gasto en el que se ha incurrido, como principal, en nombre de su cliente al suministrarle bienes o servicios. Un reembolso es una entrega y está sujeto al IVA.
Un desembolso se refiere a la recuperación de un pago realizado por usted en nombre de su cliente, como agente, por bienes o servicios recibidos y utilizados por el cliente únicamente. Un desembolso no constituye una entrega y, por lo tanto, no está sujeto al IVA porque es el cliente quien compra y recibe los bienes o servicios, el agente sólo realiza el pago en su nombre.
Consulte la «Guía del usuario de las declaraciones del IVA de los EAU», página 11, donde se menciona que se debe incluir lo siguiente en la declaración del IVA: «Reembolsos de gastos de los clientes cuando haya recuperado el IVA sobre los gastos como una prestación separada y haya recargado el coste a su cliente».
IVA sobre los gastos de los empleados
Un ejemplo de desembolso sería que un abogado pagara el impuesto sobre el timbre (SDLT) en nombre de su cliente. Esto es claramente un gasto del cliente, ya que el SDLT es responsabilidad del comprador y no del abogado. Se trata, sin duda, de un desembolso.
Un ejemplo de reembolso sería el coste de los viajes, el material de papelería u otros «gastos de bolsillo» añadidos por un consultor a su «tarifa horaria de consultoría». Desde el punto de vista de HMRC, estos costes adicionales son reembolsos y, por tanto, se les debe añadir el IVA, ya que representan costes en los que incurre la propia empresa y no son desembolsos.
En el caso Brabners LLP contra The Commissioners for Her Majesty’s Revenue & Customs, [2017] UKFTT 666 (TC), el First-tier Tribunal consideró si los honorarios de búsqueda electrónica de propiedades debían tratarse como parte de las facturas generales de los clientes (y, por lo tanto, sujetos al IVA), o representaban desembolsos (fuera del ámbito del IVA).
Los abogados no se limitaban a actuar como intermediarios para cobrar los honorarios de búsqueda al cliente, sino que utilizaban los resultados como parte de su asesoramiento a los clientes. La HMRC ha confirmado que el IVA no sería exigible ni por la empresa de búsqueda ni por el abogado si lo transmiten «sin análisis ni comentarios». Sin embargo, si la empresa asesora o elabora un informe sobre la base de la búsqueda, la opinión de HMRC es que los honorarios formarán parte de los cargos por sus servicios.
¿Se puede reclamar el IVA sobre los gastos reembolsados?
En primer lugar, para que el empresario pueda recuperar el IVA de los gastos de los empleados, éstos deben ser gastos profesionales. De hecho, no todos los gastos de los empleados pueden ser reembolsados por la empresa. Se aplican algunas normas y limitaciones…
Actualmente, la recuperación del IVA del gasóleo sigue siendo más rentable que la de la gasolina. Las normas sobre estos carburantes se unificarán en cinco años: el Estado francés equiparará el porcentaje de recuperación del IVA de la gasolina al del gasóleo, que será del 100% a partir de 2022.
La recuperación del IVA sobre los gastos de combustible se aplica tanto a los vehículos de empresa como a los personales. Sin embargo, para estos últimos, es necesario demostrar que el gasto de combustible se realizó en una actividad profesional.
Sin embargo, como siempre, estos gastos deben ser de interés para la empresa. Además, las facturas deben estar hechas a nombre de la empresa, y en absoluto a nombre del empleado. Sin embargo, la identidad del empleado debe figurar en el documento (puede añadirse a mano).
Aunque no se invite a ningún cliente, se puede recuperar el IVA de los gastos de restaurante y otros gastos de recepción. En cuanto al alojamiento, debe justificarse con un justificante de gasto en el que figure el nombre de la empresa y también el de los empleados (y los posibles invitados).
