Devolución de gastos a su cliente
Para refacturar los gastos profesionales, es esencial llevar una contabilidad detallada para poder hacer un seguimiento de los gastos profesionales incurridos, su importe, su naturaleza y el tipo de IVA aplicable.
Para una mayor visibilidad, y en función del número de gastos susceptibles de ser refacturados al cliente, también es posible enviar una factura separada además de la factura principal por la prestación del servicio.
Cuando el IVA de los gastos refacturados sea deducible, el prestador de servicios deberá facturar a su cliente el importe sin IVA. El prestador de servicios podrá entonces recuperar el IVA sobre los gastos en que haya incurrido al prestar su servicio. El procedimiento habitual de declaración del IVA sigue siendo aplicable en este caso.
Como recordatorio, la práctica de refacturar gastos corresponde al pago anticipado de gastos profesionales por parte del prestador de servicios. Si la empresa cliente acepta esta práctica, puede reembolsar posteriormente al proveedor de servicios los gastos profesionales relacionados con el encargo, como los gastos de viaje. En este caso, el prestador de servicios puede refacturar los gastos a su cliente sin IVA, si éste es deducible. A continuación, puede recuperar el IVA por cuenta propia.
Factura de gastos
Se requieren ciertos recibos para informar de los gastos y solicitar el reembolso. Los recibos proporcionan la documentación adecuada para los gastos de viaje cargados a las fuentes de fondos de la UC San Diego, en cumplimiento de la normativa de la UC y del IRS.
Usted es responsable de asegurar la información personal. Antes de adjuntar cualquier documentación, elimine cualquier información personal, incluyendo dirección particular y números de teléfono, números de tarjetas de crédito, condiciones médicas, números de la seguridad social, fechas de nacimiento, etc. Visita Proteger la información personal: No ponga en peligro a los demás.
Ofertas de paquetes: Para poder optar al reembolso, el recibo o itinerario debe especificar el coste de cada artículo. Antes de comprar un paquete, por Internet o de otro modo, confirme que podrá obtener la documentación requerida. Si el recibo o itinerario no indica el coste de cada componente (como el billete de avión, el impuesto sobre el billete de avión, el precio de la habitación por noche y el impuesto sobre la habitación por noche), obtenga un recibo de cada proveedor de servicios, como la compañía aérea, el hotel y/o la agencia de alquiler de coches. Si no se pueden especificar los componentes del coste por separado de un paquete de viaje, no es posible justificar los gastos de negocios y verificar que no haya beneficio personal para el viajero. Esto se basa en la política de la UC y en las directrices del IRS, y hace que el gasto no sea elegible para reembolso. Para cumplir la política de viajes de la UC San Diego, la política de viajes de la UC y los requisitos del IRS, el recibo o itinerario debe especificar el coste de cada artículo, pero la mayoría de los vendedores de paquetes no están dispuestos a proporcionar esa información debido a las relaciones con los proveedores.
Modelo de factura de gastos de viaje
Hacer una reserva anticipada significa que a menudo puede ahorrarse entre un 30% y un 60% del coste de los billetes de avión. Y como no tiene que pagar los billetes de avión por adelantado, la gestión de los gastos y el cumplimiento de las políticas de viaje resultan más sencillos.
Una cuenta de viajes combina todos los gastos de viaje de las agencias y otros proveedores en una sola factura. Menos facturas significan una administración más sencilla, un control total y una mejor base para hacer un seguimiento de los gastos.
Para las grandes empresas y los clientes que necesitan una mayor flexibilidad en la facturación, la clasificación y la presentación de la información sobre viajes, también ofrecemos una Cuenta de Viaje Ampliada. Además de lo anterior, también ofrece estas ventajas:
Con el servicio adicional Reserve Ahora – Pague Después, usted paga el viaje una vez finalizado. Resulta más fácil pagar los gastos de viaje y garantiza que la empresa cumple su política de viajes.
Al elegir facturar la cuenta de viajes en una moneda distinta de la local, se puede minimizar el riesgo cambiario entre la compra y el pago, al tiempo que se reduce el coste para la empresa del cambio de divisas en el banco. Puede elegir recibir la factura en SEK, EUR, GBP, USD, DKK, NOK o PLN.
Facturar los gastos al cliente
El cliente debe pagar tus gastos de viaje, como el transporte, el alojamiento y las comidas. Asegúrate de discutirlo de antemano por si tienen alguna directriz sobre las opciones de viaje o los gastos. Ten cuidado al cargar estos gastos a tu tarjeta de crédito. Asegúrate de que el cliente puede y quiere reembolsarte esos gastos.
¿Qué se acostumbra a facturar en tu sector? Por ejemplo, facturar la tarifa completa por un viaje de hasta ocho horas al día es bastante habitual en el sector de defensa, mientras que una empresa de software podría acobardarse sólo de pensarlo. Conviene investigar un poco o al menos preguntar antes de hacer una petición o declaración formal. Las grandes empresas pueden tener una política documentada.
La mayoría de los consultores que viajan más que yo facturan el tiempo de viaje. Algunos cobran la tarifa horaria completa y otros la mitad. Suele haber un límite de 8-10 horas al día, aunque el viaje dure más. La mayoría de la gente intenta hacer todo el trabajo legítimo facturable posible mientras viaja y factura ese tiempo a tarifa completa.
