Gastos en efectivo sin recibos
Muchas empresas han descubierto que pueden minimizar los impuestos empresariales de un año a otro considerando cuidadosamente cuándo hacer pagos para aumentar los gastos y las deducciones fiscales y empujar los recibos para crear ingresos al final del año fiscal. En general, conviene trasladar los ingresos a un año de impuestos más bajos y los gastos a un año de impuestos más altos, aunque su situación puede variar.
Lo primero que debe comprobar antes de trasladar pagos e ingresos entre dos años es qué método contable está utilizando. El método contable que utilice para su empresa (de caja o de devengo) marca la diferencia en el calendario de pagos e ingresos y en la determinación de la recepción implícita. La recepción implícita se refiere al momento en que usted recibe efectivamente determinados ingresos o adquiere el control sobre ellos.
En una entrevista entre The Balance y la CPA Gail Rosen, Rosen explicó que si su empresa funciona según el principio de caja, puede considerar retrasar el envío de las facturas de finales de año, de modo que el pago no se reciba hasta el año siguiente. Su empresa también puede comprar artículos que desee este año, en lugar de esperar.
Ejemplos de gastos de caja
El cliente suele aplicar la deducción en función de su propia política y procedimientos empresariales. Suele ser el tipo de partida abierta en cuentas por cobrar más difícil de resolver porque la mayoría de los departamentos de su empresa están implicados en diversos grados – ventas, contabilidad, operaciones, envíos/logística, etc. – y depende de usted demostrar que la deducción no es válida.
Es fundamental prestar atención a las deducciones porque afectan a sus ingresos. Cuando los clientes sólo pagan parcialmente las facturas, puede resultar difícil prever los ingresos, lo que afecta a su capacidad para hacer crecer su negocio, reinvertir y, en algunas situaciones, pagar sus facturas.
Según el informe de evaluación comparativa de la Credit Research Foundation (CRF), por término medio, una sola deducción cuesta a una empresa aproximadamente 97 dólares en procesar, investigar, validar, impugnar y compensar. Dedicar recursos a deducciones inferiores a 100 dólares suele costar a la empresa más de lo que realmente vale la deducción.
Además del tiempo invertido por su propio equipo de facturación, los clientes se sienten frustrados por las facturas incorrectas y el tiempo que sus propios equipos tardan en gestionar las negociaciones. Un mal proceso de gestión de las deducciones puede afectar gravemente a la satisfacción del cliente.
Cobrar en metálico como autónomo
Pagar en efectivo es bastante habitual en negocios que reciben mucho dinero en efectivo, como lavaderos de coches, peluquerías y similares. Es más, en una cuenta bancaria de empresa, en realidad te cuesta dinero ingresar ese dinero en el banco. Así que, ¿por qué no pasar ese dinero a otra persona?
He aquí un ejemplo. En un conjunto de registros contables, es habitual encontrar que, en teoría, no había efectivo en la empresa para pagar una lista de gastos en efectivo. Esto dará lugar a preguntas o ajustes. En la mayoría de los casos, se debe a que el propietario se metió la mano en el bolsillo y lo pagó personalmente, pero los registros no son claros.
¿Paga los impuestos en la fecha de facturación o en la fecha de pago?
Aunque las empresas pueden protegerse de las deudas incobrables de diversas formas, como el seguro de crédito comercial, hay situaciones en las que el dinero adeudado es sencillamente irrecuperable. En estos casos, es importante conocer sus opciones a la hora de presentar una declaración de la renta.
Las consecuencias de que un cliente se niegue a saldar su deuda pueden tener un impacto significativo en tus ingresos brutos, pero no hay necesidad de que esas mismas facturas impagadas afecten también a tus ingresos imponibles. Al fin y al cabo, es probable que su empresa ya tenga suficientes gastos como para tener que pagar impuestos innecesarios por un dinero que no ha recibido.
Aquí es donde es importante entender que una empresa tiene derecho a reclamar una deducción por cualquier deuda incobrable como parte de una cancelación de impuestos. Sin embargo, antes de poder deducir los impagos de determinados clientes, tendrá que saber qué situaciones de la Ley de Evaluación del Impuesto sobre la Renta se consideran deudas incobrables. Por ejemplo:
Para asegurarse de que recibe una deducción fiscal, es vital asegurarse de que las facturas impagadas que no son recuperables cumplen estas definiciones de deuda incobrable. Si no es así, es posible que sólo se consideren «dudosas» y no necesariamente podrás darlas por perdidas. En consecuencia, asegúrate de haber agotado todas las vías de cobro de facturas antes de que finalice el ejercicio.
