Procesamiento electrónico de facturas y cadena de suministro digital
En 2019, Zion Market Research predijo que el mercado mundial de facturación electrónica alcanzaría los 20.529 millones de dólares en 2026, con una CAGR estimada del 20,4%. Si tenemos en cuenta que estimaciones como estas se produjeron antes de que comenzara la pandemia mundial, está claro que la facturación electrónica y las finanzas digitales han llegado para quedarse.
La facturación electrónica, o más comúnmente conocida como e-factura, es la distribución de facturas entre proveedores y compradores en un formato digital y estructurado totalmente integrado, lo que hace que las transacciones sean más seguras y mucho más fáciles de procesar.
Las facturas electrónicas contienen la misma información que los formatos tradicionales. Sin embargo, la principal distinción es que los datos están estructurados en forma de dígitos y caracteres en campos fijos y legibles por máquina. Este componente automatizado elimina los riesgos de la distribución tradicional de la manipulación y el procesamiento manuales y puede mejorar los procesos de las cuentas por cobrar.
Avanzar hacia un sistema de procesamiento de facturas de compra y facturación más integrado y automatizado tiene sentido. Para muchas grandes empresas e instituciones, cambiar a la facturación electrónica es la solución digital que pueden emplear para seguir el ritmo del creciente flujo de facturas. Es la solución ideal para hacer frente a las economías de escala a medida que crece su negocio.
La recepción de facturas en breve – OpusCapita
En esta página, comparamos diferentes formatos de factura y explicamos qué caracteriza a una «factura electrónica» de acuerdo con la Directiva 2014/55/UE, la norma europea EN 16931 y la Ordenanza alemana sobre facturación electrónica en la contratación pública federal (E-Rechnungsverordnung, E-RechV).
Desde 2011, las facturas electrónicas (e-facturas) se consideran equivalentes a las facturas en papel a efectos del IVA. La introducción de la facturación electrónica en la administración pública alemana fue otro hito importante en la transformación digital de los procesos administrativos. Desde finales de 2019, la administración federal está obligada a aceptar y procesar facturas electrónicas; y desde el 27 de noviembre de 2020, todos los emisores de facturas están obligados a enviar facturas electrónicas a sus clientes en la administración federal.
Sin embargo, en la práctica sigue habiendo mucha incertidumbre con respecto a la facturación electrónica. Desde un punto de vista técnico, el término «factura electrónica» no está claro: en el lenguaje cotidiano, el término se utiliza a menudo para referirse tanto a las facturas en formatos legibles por humanos como a las facturas en formatos de datos estructurados. Sin embargo, las facturas en formatos legibles por humanos, como los archivos PDF, no son facturas electrónicas según la definición de la Directiva 2014/55/UE.
5 razones por las que las empresas optan por la facturación electrónica
Es por ello que la implantación de sistemas de facturación electrónica sigue creciendo en diversos sectores económicos. Es un hecho generalizado tanto en Europa como en Latinoamérica. Tomando como ejemplo España, durante 2018 se emitieron 181.884.086 facturas electrónicas, un 14,92% más que en 2017. Gracias a ello, las empresas españolas ahorraron más de 900.000.000€ en la gestión de recepción de facturas ese año. Al otro lado del Atlántico, la factura electrónica ha llegado a Estados Unidos, Canadá y a toda Sudamérica, Centroamérica y el Caribe, llegando a Europa según el grado de implantación.
La facturación electrónica permite una importante optimización de los recursos empleados para su tramitación, por lo que se reducen los gastos empresariales. Los costes en los que se incurre al adquirir el software de facturación electrónica (costes de transmisión electrónica) se amortizan rápidamente, siendo muy inferiores a los de las facturas impresas.
Otra gran ventaja de la facturación electrónica. Al igual que en otros campos, la digitalización de documentos y procedimientos reduce considerablemente el tiempo necesario. En el caso de las facturas electrónicas, se agilizan los pagos y se reducen los plazos de cobro, ya que la presentación es casi inmediata y las facturas electrónicas pueden ser objeto de seguimiento y control.
Semana de la facturación electrónica
La e-facturación, también conocida como facturación electrónica, es una forma de facturación que se presenta al comprador en formato electrónico a través de un intercambio de datos estructurado y predefinido. Este intercambio de documentos electrónicos entre comprador y vendedor puede ayudar a racionalizar y automatizar partes del proceso de cuentas por pagar.
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato estandarizado especificado. Dado que los sistemas emisor y receptor utilizan el mismo formato normalizado, ambos sistemas pueden compartir y reconocer los datos.
La otra opción es a través de una red que conecte a múltiples compradores y vendedores en una plataforma. En el modelo de red es donde se espera un mayor crecimiento de la facturación electrónica, gracias a su escalabilidad y eficiencia para todas las partes implicadas.
Hay que escribir o imprimir un cheque u otra forma de pago y luego enviarlo por correo al vendedor. Si el sistema de pago es electrónico y no se integra con los sistemas de facturación o aprobación, el personal de cuentas a pagar tiene que introducir los datos por tercera vez.
La Business Payments Coalition (BPC) inició en 2022 en EE.UU. un proyecto piloto de mercado de intercambio de facturas electrónicas. El objetivo de este marco es ofrecer a las empresas la posibilidad de intercambiar facturas electrónicas, lo que agilizará la comunicación y la eficiencia entre empresas. La BPC afirma que el 25% de las facturas se envían electrónicamente en el mercado estadounidense.
