Tipos de folio en el hotel
Un folio es una cuenta que muestra los cargos o pagos realizados durante la estancia de un huésped. Un folio abierto es una cuenta de huéspedes que permite al huésped salir con un saldo pendiente. Los cargos pueden seguir siendo contabilizados manualmente en el folio hasta que se realice la liquidación final. La función de folio abierto está disponible cuando el parámetro de la aplicación de caja Open Folio está activado.
La propiedad es responsable de monitorear las reservas que se retiran con un folio abierto y de asegurar la liquidación cuando corresponda; no se establece un límite en el tiempo durante el cual se pueden seguir agregando cargos al folio abierto. Todos los días, durante la rutina de fin de día, las reservas retiradas para las que esté en vigor el registro de salida con folio abierto no dejarán de procesarse, aunque tengan un saldo pendiente. El informe del Libro de Visitas mostrará las reservas con saldo de folio abierto.
Folio de la habitación
En la pantalla de procesamiento de comisiones, resalte un registro de detalle de comisiones de la cuadrícula inferior. A continuación, seleccione el botón Detalle del folio en el menú Opciones para ver los detalles del folio de la estancia. Cuando esté trabajando con la pantalla de Registro de comisiones (Comisiones>Actividad de pago), también podrá acceder a esta pantalla; seleccione el botón Detalle de folio en el menú Opciones de la pantalla Detalle de huéspedes.
La pantalla de Detalle de Folio muestra todas las transacciones relacionadas con la estancia del huésped representada por el registro de detalle de comisiones resaltado. Los elementos comisionables se marcan con una X en la columna C. El total del folio, la comisión prepagada y el total comisionable se muestran en la parte inferior de la pantalla.
Significado del balance del folio
Determinación de la propiedad. Al imprimir una factura, aquellos cargos que hayan sido impresos previamente (tienen un número de factura) no aparecerán en el folio. Los cargos que han sido facturados no pueden ser modificados por lo tanto, para realizar cambios existe la funcionalidad de ANULAR FACTURA (Caja>Facturación>Anular factura). Al anular un folio, la factura se cancela y el usuario puede entonces hacer los cambios necesarios y volver a emitir el folio. Si se anula una factura de Facturación Directa también se eliminará el cargo de Cuentas por Cobrar. No se puede anular una factura que ya ha sido transferida a AR. No se puede arrastrar y soltar transacciones si el parámetro está activo y ya se ha impreso un folio.
Folio del hotel frente a la factura
Una factura que aún no se ha facturado se conoce como «folio», o factura pro-forma. Una reserva puede contener varios folios, sobre todo si el grupo que viaja está formado por un gran grupo de huéspedes que quieren facturas separadas. Es importante que los múltiples folios se gestionen correctamente. Los cargos se pueden mover fácilmente de un folio de invitado a otro, o cambiar el contacto de facturación con el clic de un botón.
Es posible que tenga que configurar cuentas para huéspedes separados dentro de la misma reserva, o mover un cargo de un huésped a otro si se le cobró incorrectamente. Otro escenario frecuente es cuando se factura al agente por el alojamiento y al huésped por separado por todos los demás cargos extra, como traslados y actividades.
Eche un vistazo al vídeo tutorial que aparece a continuación, en el que se explica cómo se pueden crear, cobrar y gestionar diferentes folios al añadir cargos extra o simplemente seleccionando el botón «Gestionar folios» en la pestaña Folios/Facturas o Detalles.
Muchos de los alojamientos más pequeños crean una única reserva para incluir todas las reservas de visitantes de un día para, por ejemplo, una semana o un mes. En lugar de tener que crear una nueva reserva cada vez que llega un visitante de día, el encargado de las reservas simplemente crearía un folio separado para cada visitante de día. Los visitantes pueden entonces ser facturados por separado, y el cobro diario puede ser equilibrado con los folios de la reserva de «Visitante de día».
