Concepto de codificación de facturas
Trabajos de codificación de facturas
Con la facturación electrónica ya implantada para las empresas con un volumen de negocio de 50 crores, la fase actual es aplicable para las empresas con un volumen de negocio superior a 20 crores a partir del 1 de abril de 2022. A partir del 1 de octubre de 2022, la facturación electrónica se aplicará a las empresas con un volumen de negocios superior a 10 millones de rupias.
La facturación electrónica, popularmente llamada "factura electrónica", es un concepto en el que todas las facturas B2B son cargadas electrónicamente por el proveedor y autentificadas por el portal de registro de facturas (IRP) con un IRN y un código QR. A su vez, el proveedor debe imprimir el IRN y el código QR en la factura antes de emitirla al comprador.
La factura electrónica requiere que se generen los datos de la factura en el formato prescrito (JSON), ya sea utilizando el software de gestión ERP/empresarial o la herramienta offline proporcionada por el portal. Y, a continuación, cargarlo en el IRP que, a su vez, valida y autentifica los datos de la factura con el IRN y el código QR.
Si su empresa tiene un volumen de negocios anual superior a 10 millones de rupias, la factura electrónica será aplicable y deberá cargar electrónicamente en el portal todas las facturas B2B y B2G. Debe generar la factura electrónica en el formato requerido y cargarla en el portal IRP. El portal IRP autentificará los datos de la factura y devolverá el archivo con el IRN y el código QR firmado digitalmente.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Definición de factura
El cotejo de facturas es una de las actividades clave del departamento de cuentas por pagar de una empresa. Es una tarea que puede ser compleja, que consume mucho tiempo y que requiere muchos recursos. Sin embargo, cuando se hace bien y se aprovechan las modernas herramientas de automatización, la conciliación de facturas puede ahorrar tiempo a su equipo de cuentas por pagar, ya que permite procesar las facturas sin necesidad de tocarlas mediante sólidas soluciones de automatización de cuentas por pagar.
El cotejo de facturas es el proceso de comparar la información de la factura con los documentos de apoyo, como la orden de compra, la entrada de mercancías y el contrato. El proceso de cotejo de facturas tiene como objetivo garantizar la exactitud de los pagos a los proveedores y la correcta contabilización de los costes; también permite el cumplimiento de los contratos de compra y la fácil detección de facturas potencialmente fraudulentas.
El cotejo de facturas se utiliza cuando una factura de proveedor va precedida de un pedido de compra (PO) de la organización compradora. Esto significa que el comprador ha creado una solicitud de compra en la que se indican los bienes o servicios necesarios, la cantidad, el proveedor y el precio contratado. Una vez aprobada la solicitud de compra, se genera una orden de compra que se envía al proveedor. Tras la entrega de los bienes o servicios, el comprador suele tener que registrar una entrada de mercancías en el ERP o sistema de compras. Dado que la aprobación del coste se obtiene en la fase de solicitud de compra, la factura no necesita otra ronda de aprobación siempre que los detalles de la factura coincidan con la orden de compra y la entrada de mercancías.
Codificación de facturas para cuentas por pagar
Dado que nunca hubo una norma para la factura electrónica, se finalizó una norma para la misma después de consultar con los organismos comerciales/industriales, así como con el ICAI, tras mantener el borrador en un lugar público. Tener un estándar es una necesidad para garantizar la completa operatividad de las facturas electrónicas en todo el ecosistema GST, de modo que las facturas electrónicas generadas por un software puedan ser leídas por cualquier otro software, eliminando así la necesidad de introducir datos de nuevo. La legibilidad de la máquina y la interpretación uniforme es el objetivo clave de esta iniciación. Esto también es importante para informar de los detalles al Sistema GST como parte de la Declaración. Aparte del Sistema GST, la adopción de un estándar también garantizará que una factura electrónica que un vendedor comparta con cualquier agente en todo el ecosistema empresarial pueda ser leída por todas las máquinas y eliminar los errores de introducción de datos.
El Consejo del GST aprobó el estándar de la factura electrónica en su 37ª reunión celebrada el 20 de septiembre de 2019. El estándar junto con el esquema se publica en el portal de GST. Es común que los estándares generen confusión y, por lo tanto, hay un documento de explicación presente en el lenguaje del hombre común. Además, hay muchos mitos o conceptos erróneos sobre la factura electrónica. El presente documento trata de aclarar el concepto de factura electrónica. El documento cubre el funcionamiento de la factura electrónica y sus fundamentos. El documento también contiene preguntas frecuentes que responden a las cuestiones planteadas por las personas que respondieron al proyecto de norma sobre la factura electrónica. Se espera que el documento también sea útil para que los contribuyentes, los asesores fiscales y las empresas de software adopten la norma diseñada.
