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Siempre que se registre en un hotel, ya sea por negocios o por placer, es probable que le entreguen tanto un folio como una factura. Pero, ¿conoce la diferencia entre ambos? Si no es así, no hay por qué preocuparse.
Esta entrada del blog aclarará cualquier confusión respecto a ¿Cuál es la diferencia entre folio y factura en hostelería? También le ayudaremos a entender para qué se utiliza cada documento y todo lo que hay que saber sobre ellos.
Los términos «folio» y «factura» a menudo se utilizan indistintamente, sin embargo, son diferentes. Un folio es un documento que enumera todos los cargos incurridos por un huésped durante su estancia en un hotel. Una factura es un recibo que se envía al huésped después de su salida.
Aunque ambos documentos enumeran los cargos, existen algunas diferencias clave entre ellos. Por ejemplo, un folio suele incluir gastos imprevistos como el servicio de habitaciones o de lavandería, mientras que una factura no.
Así pues, aunque tanto los folios como las facturas sirven para fines similares, existen algunas diferencias clave entre ambos. Conocer la diferencia entre ambos puede ser útil tanto para el personal del hotel como para los clientes.
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Hay dos tipos principales de libros listos para la venta que recibimos con regularidad: Los Music Approval Books, que vienen en pequeños envíos, normalmente de menos de diez libros, en una sola caja, y los Firm Orders, que a veces llegan en pequeños envíos, sobre todo durante el verano, pero que durante el curso académico suelen venir en envíos mucho más grandes, de entre cincuenta y varios cientos de libros en varias cajas.
Los libros de Aprobación Musical se desembalan y se marca cada título en la factura si el libro está allí (es muy raro que un libro esté en la factura y no en la caja, pero ocurre de vez en cuando). La factura permanece con los libros hasta después de recibirlos. Los libros se colocan en una estantería cerca de la mesa de la receptora monográfica (Susan), y se envía un correo electrónico a los seleccionadores para informarles de que los libros están allí, y estarán disponibles para su revisión durante unos días.
Las cajas que componen grandes envíos (más de 150 libros) de libros Shelf-Ready deben organizarse antes de desembalarlas, ya que estos envíos contienen varias facturas. Cada caja tiene un número en su etiqueta que corresponde a su número de factura. Las cajas con el mismo número de factura asociado deben desembalarse juntas, en orden alfabético por título, en camiones de libros. A continuación, el receptor monográfico comprueba cada libro en su factura, pero no entrega la factura al asistente de pedidos hasta que no se hayan recibido todos los libros. (Aunque por lo general los libros listos para la estantería no pueden devolverse a la v
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OPERA ofrece varios formatos predefinidos, o estilos, para ver e imprimir el folio de invitados. Estos estilos controlan qué campos de información se muestran y cómo se organizan en el folio. Todos los estilos de folio, excepto los folios de grupo, se basan en un archivo de definición de informes, sample_folio.rdf. Puede personalizar este archivo (en Personalización de informes se explica cómo hacerlo) para su propiedad. Si lo hace, los cambios que realice en sample_folio.rdf afectarán a la representación de los distintos estilos de su propiedad.
Del mismo modo, los estilos de folio de grupo se basan en el archivo de definición de informes sample_grp_folio.rdf. Al igual que con los demás estilos, cualquier cambio que realice en sample_grp_folio.rdf afectará a la apariencia del Folio de resumen de grupo.
Esta discusión asume que se está utilizando el archivo sample_folio.rdf o sample_grp_folio.rdf publicado y, como resultado, describe las versiones estándar de cada estilo de folio. El estilo utilizado en su establecimiento puede ser algo diferente si los archivos básicos de definición de informes se han personalizado para su hotel.
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Los permisos que se enumeran a continuación le permiten interactuar con la aplicación Facturas y determinan lo que puede y no puede hacer dentro de la aplicación. Puede asignar permisos a los usuarios en la aplicación Usuarios. Si no se asigna ninguno de estos permisos a un usuario, éste no podrá ver la aplicación Facturas ni ninguna información relacionada.
Los ajustes son opcionales y definen los costes asociados a una factura más allá de los artículos pedidos. Las tarifas de envío y los tipos de cambio representan dos ajustes comunes. Puede seleccionar uno o varios ajustes preestablecidos en el menú desplegable o crear uno nuevo.
Esta sección le permite adjuntar documentos a un registro de factura, como facturas físicas digitalizadas o correos electrónicos de proveedores. Puede cargar archivos directamente o añadir enlaces URL a archivos almacenados en un sistema externo de gestión de archivos. También puede adjuntar documentos que acompañen a una factura, como imágenes de facturas físicas o correos electrónicos de un proveedor.
Si la línea de pedido seleccionada tiene un estado de pago de Totalmente pagada, aparecerá un banner rojo en la parte superior de la cabecera de la factura y un icono de exclamación rojo junto a la línea de factura correspondiente para avisarle de que el pedido de compra seleccionado ya está totalmente pagado.
