Plantilla de factura gratuita para servicios de contabilidad
Una factura es lo que envías a un cliente después de haberle entregado tu producto, pero antes de que te paguen. La factura indica al cliente cuánto debe pagarle y establece las condiciones de pago que debe cumplir. Los vendedores a veces la llaman «factura de venta».
Si vendes a una empresa, el importe de la factura se contabiliza como cuentas a pagar, es decir, el dinero sale de su bolsillo. Para su contabilidad, se convierte en un elemento de sus cuentas por cobrar, dinero que entra en su bolsillo.
Un cliente envía una orden de compra a un proveedor, solicitando bienes o servicios. Se envía antes de que se cree la factura. Como proveedor, usted recibiría una orden de compra, cumpliría el pedido y luego enviaría una factura para cobrar el pago.
Esto implica tanto su nombre y dirección como el del cliente. Incluso si envía la factura por correo electrónico, debe intentar incluir las direcciones postales. Si tu cliente necesita enviarte por correo una copia física de un formulario de impuestos (el formulario 1099 MISC, por ejemplo), esto le facilitará las cosas.
Correo electrónico de Invoice-accounting.com
Dependiendo de los países en los que opere, es posible que tenga que seguir diferentes requisitos de facturación. Por ejemplo, es posible que tenga que seguir una numeración secuencial de las facturas o establecer prefijos de factura a nivel de cliente o de cuenta. Una vez creada la factura, pasa por diferentes estados que van desde «abierto» (cuando se espera el pago) hasta pagado (cuando se recibe el pago). Una factura también puede ser «incobrable» si es poco probable que se pague, y «nula» si se decide cancelar la transacción.Flujo de trabajo de la facturación
Significado de los detalles de facturación
El objetivo principal de una factura es proporcionar a una empresa y a su cliente un registro de la venta. Una factura tiene un propósito importante en la contabilidad de una pequeña empresa: las facturas demuestran la obligación de un cliente de pagarle por sus servicios. Una factura ofrece la verificación, por escrito, del acuerdo de pago entre su empresa y su cliente. Las facturas establecen las condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente por sus servicios.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de la venta para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras finalidades importantes, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas dejan constancia de todas las ventas, por lo que son útiles para la contabilidad. Las facturas documentan el historial financiero de la empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos que llegan a su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su flujo de caja.
Sus facturas de ventas proporcionan documentación que ayuda a confirmar la información que usted anota en sus declaraciones de impuestos cada año. El IRS recomienda que todos los propietarios de pequeñas empresas mantengan registros diarios que resuman sus transacciones comerciales, incluidas las facturas. Visite su sitio web para obtener más detalles sobre las recomendaciones de mantenimiento de registros proporcionadas por el IRS.
¿Es seguro poner los datos bancarios en una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
