Cómo redactar una factura
Toda empresa debe seguir estrictamente las normas dictadas por las autoridades competentes en materia de gestión de facturas. Se trata, en particular, de las menciones obligatorias que deben utilizarse, los procedimientos de conservación y la próxima obligación de la facturación electrónica. Para la empresa, esto permite una contabilidad interna sólida e inequívoca, evitando al mismo tiempo posibles sanciones penales, fiscales o pecuniarias. Se refuerza la transparencia de las operaciones entre la empresa y sus socios.
Cuando se realiza una venta de bienes o una prestación de servicios entre profesionales, la transacción debe dar lugar obligatoriamente al establecimiento y la transmisión de una factura del proveedor a su cliente. Los comerciantes o artesanos emiten facturas, mientras que las profesiones liberales producen honorarios. El país de origen, así como el hecho de que el cliente esté o no sujeto al IVA, es irrelevante. Sólo desde el punto de vista fiscal, algunas actividades exentas de IVA pueden escapar a la facturación según los artículos 261 a 261 E del Código General de Impuestos.
Formulación de la factura
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación y envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Detalles de la factura – deutsch
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso ágil de aprobación de facturas para mantener una buena relación con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar el pago de una factura, que preferiblemente comience antes de recibir la factura del proveedor. Solicitar la aprobación del pago en la fase de la orden de compra o prescindir por completo de la aprobación en el caso de las compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y hacer que el departamento de cuentas por pagar funcione sin problemas en su empresa.
En primer lugar, revise todos los detalles de la factura para asegurarse de que son correctos. Revise los productos o servicios suministrados y asegúrese de que coinciden con lo acordado en la orden de compra o el contrato. Comprueba el importe que se te ha cobrado y asegúrate de que se ajusta a lo que has hablado con el proveedor.
Comprueba las fechas de todos los bienes y servicios que figuran en la factura y compáralas con tus facturas anteriores para asegurarte de que no se solapan. Si las fechas se solapan, ponte en contacto con la empresa para asegurarte de que no te están cobrando dos veces por la misma compra.
Requisitos de la factura en EE.UU.
El vendedor puede enviar al cliente facturas en papel o electrónicas. Las facturas pueden pagarse de una sola vez o a plazos, según las condiciones de pago que se hayan acordado. Dependiendo del propósito, hay diferentes tipos de facturas que las empresas pueden crear para sus clientes.
Las facturas representan algo más que un documento formal que proporciona la información necesaria para obtener pagos de los clientes. Pueden ayudarle a proyectar una imagen profesional y a mantenerse organizado durante la declaración de impuestos. He aquí las principales razones por las que las facturas son esenciales:
Dado que las facturas registran las ventas que has realizado, contienen información clave como los precios unitarios de los bienes o servicios, los importes totales y las fechas de las transacciones realizadas, etc. Estos registros le ayudan a conocer los patrones de compra de los clientes, las tendencias de pago, los periodos de máxima compra, los productos más vendidos y mucho más. Esto le ayuda a adaptar su inventario mediante la previsión de la demanda y el desarrollo de estrategias de marketing eficaces para dirigirse a los clientes adecuados con los productos adecuados en el momento oportuno.
