Comprobante de pago
El resto de los mortales somos completamente ajenos a las diferencias y a menudo nos referimos a una factura como un recibo y viceversa. Pero eso no debería ser así cuando, según este estudio de Atradius, entre el 10% y el 20% de los retrasos en los pagos se deben a información incorrecta en una factura.
Así que sepa que tanto una factura como un recibo son documentos importantes para la contabilidad. Ambos entran en juego cuando un comprador y un vendedor de bienes y/o servicios participan en una transacción que implicará un intercambio de dichos bienes y/o servicios a cambio de un pago.
Parece que hay muchas similitudes entre ambos, por lo que es comprensible que a menudo se confundan. Sin embargo, los dos son documentos muy diferentes, con propósitos casi completamente distintos.
Una factura es una solicitud o un recibo de pago en una transacción. La emite la persona que vende los bienes y/o servicios o el vendedor a la persona que compra estos bienes o servicios o el cliente.
En ella figuran muchos detalles pertinentes, como los nombres del vendedor y del cliente, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y el número de fax del vendedor, los servicios o los bienes negociados, las cantidades, los precios, la fecha de emisión de la factura, el número de factura y el pago total que debe realizarse.
¿Qué es una factura?
Las palabras «factura» y «recibo» se utilizan a menudo indistintamente, pero tienen significados diferentes para los compradores y los vendedores. Por lo general, las empresas emiten facturas a sus clientes por los bienes y servicios prestados, que estos últimos tratan como una factura (cuentas por pagar). Sin embargo, las empresas pueden emitir tanto facturas como recibos a sus clientes. Las facturas suelen registrar compras recurrentes basadas en servicios, mientras que las facturas se emiten para compras únicas.
Normalmente, una empresa envía una factura a un cliente después de entregar un producto o servicio. Sin embargo, en función de los términos del acuerdo entre ambas partes, se puede emitir una factura después de un determinado hito o periodo de tiempo del proyecto (por ejemplo, una vez cada dos semanas para un proyecto a largo plazo). La factura indica al comprador o cliente cuánto debe y establece las condiciones de pago de la transacción, lo que ayuda a garantizar que las empresas reciban el pago correcto en su totalidad y a tiempo.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto y de su acuerdo con el cliente, puede optar por cobrar el 50% del pago total por adelantado o cobrar pagos parciales a lo largo del tiempo para cubrir el coste del proyecto.
Factura comercial frente a factura
Es posible que quiera imprimir un recibo de un cargo que se produjo durante el mes. Dado que sus facturas o declaraciones de impuestos locales no se generan hasta el quinto día hábil del mes siguiente, puede imprimir un recibo de pago para sus registros. El procedimiento es el siguiente:
Una vez que se emite una factura y una declaración de impuestos locales, no podemos hacer ningún cambio en ella. Esto es así incluso si ha introducido accidentalmente información de facturación incorrecta. Sin embargo, puede modificar sus datos de facturación en cualquier momento, y los cambios se reflejarán en sus futuras facturas y declaraciones de impuestos locales.
Es posible que quiera imprimir un recibo de un cargo que se haya producido durante el mes. Dado que sus facturas o declaraciones de impuestos locales no se generarán hasta el quinto día hábil del mes siguiente, puede imprimir un recibo de pago para sus registros. El procedimiento es el siguiente:
Una vez que se emite una factura y una declaración de impuestos locales, no podemos hacer ningún cambio en ella. Esto es así incluso si ha introducido accidentalmente información de facturación incorrecta. Sin embargo, puede modificar sus datos de facturación en cualquier momento, y los cambios se reflejarán en sus futuras facturas y declaraciones de impuestos locales.
Factura contra recibo
Una factura no es un recibo y la diferencia clave entre ambos es que una factura se emite antes del pago como forma de solicitar una compensación por los bienes o servicios, mientras que los recibos se emiten después del pago como prueba de la transacción. Una factura hace un seguimiento de la venta de los bienes o servicios de una empresa. Un recibo sirve como documentación para el comprador de que se ha pagado la cantidad adeudada por los bienes o servicios.
Este ejemplo de factura de Canva demuestra en qué se diferencia una factura de un recibo. Este ejemplo de factura muestra el importe que se debe en la factura por los servicios específicos prestados y ofrece un número de factura único, el importe total que se debe y la fecha de vencimiento del pago. El proveedor de servicios enviará esta factura a su cliente como solicitud de pago.
Este ejemplo de recibo de Stripe muestra algunas diferencias clave entre un recibo y una factura. El recibo muestra el importe pagado, la fecha en que se realizó el pago y el método de pago que utilizó el comprador, en este caso, un pago con tarjeta de crédito Mastercard. En este ejemplo, Stripe crearía el recibo en el momento en que se aceptara el pago y ofrecería el recibo al comprador como prueba de la transacción realizada.
