Carta a los clientes anunciando la facturación sin papel
La facturación electrónica es la transmisión y el almacenamiento de facturas en un formato electrónico sin duplicar los documentos en papel. El formato electrónico puede ser un formato estructurado como XML o un formato no estructurado como PDF.
Si tiene una necesidad empresarial específica de utilizar un sistema doble, debe ponerse en contacto con el servicio de consultas generales sobre el IVA, que examinará la información que le proporcione y decidirá si se puede hacer una excepción en su caso.
No es necesario que comunique a HMRC su intención de emitir facturas electrónicas, pero debe estar seguro de que su sistema de emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas cumple con nuestros requisitos, tal y como se explica en este aviso.
En el caso de un suministro de bienes, puede utilizar un código para identificar los productos, siempre que uno de nuestros agentes de visita pueda cotejar fácilmente el código con una descripción completa en sus instalaciones y en las de su cliente, por ejemplo, un catálogo.
En el caso de los servicios, el elemento contable puede ser, por ejemplo, una tarifa horaria o un precio por servicios estándar. Si el suministro no puede desglosarse en elementos contables, el precio total con exclusión de impuestos será el precio unitario.
Ejemplo de carta a los clientes sobre el envío de facturas por correo electrónico
Una vez revisada la factura, se enviará a la Oficina de Finanzas para su certificación. A continuación se creará un informe de pago que se transmitirá al banco. Sólo entonces el proveedor recibirá el pago.
El usuario X está afiliado a dos departamentos, el Departamento A1 y el Departamento B2. El usuario X recibe una factura con su referencia ZZ(A1), lo que significa que la factura va a parar al Departamento A1. El usuario X desea que el pago lo realice el Departamento B2.
En esta situación, no se debe rechazar la factura para poder cambiar el departamento. En su lugar, debe seleccionar la afiliación departamental B2 en el proyecto, luego la cuenta, seguida de aprobar. El proyecto decide la afiliación departamental y entonces se cambiará en las cuentas de A1 a B2.
Sólo se rechazarán las facturas incorrectas para su anulación, es decir, una factura que no esté a nombre del Instituto Karolinska. Si tiene alguna duda sobre sus facturas, debe preguntar al contable de su departamento.
Si recibe una factura incorrecta, debe ponerse en contacto con el proveedor y solicitar una nota de crédito. Aparque la factura e introduzca un comentario. Cuando reciba la nota de crédito, seleccione proyecto, luego cuenta y apruebe. Lo mismo se aplica a las notas de débito.
Carta de facturación electrónica al cliente
«Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro». Esta perogrullada atribuida a Mark Twain se aplica también a la facturación electrónica, pero no se trata tanto de «si» sino de «cuándo» la facturación electrónica habrá sustituido a la facturación en papel a gran escala. En cualquier caso, la dirección es clara, ya que la Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para seguir fomentando este alejamiento de las facturas en papel, haciendo que la facturación electrónica sea progresivamente obligatoria. Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70% de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22% en forma de archivos PDF que no pueden ser procesados electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos tienen ahora una cuota superior al 50%. La predicción es que esta tendencia continuará claramente y que el número de facturas en papel y en PDF se reducirá a un mínimo para 2021.Alemania no es en absoluto uno de los pioneros en lo que respecta a la facturación electrónica. En realidad, los países del sur y del este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada también en Alemania en 2020 y 2021, y las empresas hacen bien en dotarse de soluciones digitales adecuadas para la facturación electrónica en un futuro próximo.
Aviso de una empresa a un cliente sobre facturación electrónica 2022
Puede crear y enviar una notificación de envío con un programa informático disponible en el sitio web de Finanzas Finlandia (en finés). El software crea automáticamente mensajes de notificación para todos los bancos finlandeses, y estos mensajes pueden enviarse como un único archivo.
La forma de notificar la información (por ejemplo, por teléfono, por correo electrónico o rellenando un formulario en el sitio web del emisor) será diferente según el emisor. Añadiremos automáticamente su dirección de factura electrónica al sitio web de registro de direcciones de factura electrónica (verkkolaskuosoitteisto.fi): algunos ordenantes encontrarán sus datos de facturación directamente desde allí.
Si factura a clientes consumidores, también debe crear un aviso de envío para que los clientes puedan solicitar facturas electrónicas a su empresa. Puede enviar el mensaje del emisor de la factura en el sitio web de Finanzas Finlandia utilizando el generador de mensajes del emisor de la factura (en finés).
Las direcciones de las facturas electrónicas de los clientes de la empresa se actualizan diariamente en la página verkkolaskuosoite.fi. La dirección de la factura electrónica de su empresa se muestra en el servicio verkkolaskuosoite.fi sólo si se ha utilizado.
