Carta de demora al cliente
Una carta de factura vencida en este caso servirá para notificar al cliente que pasarás su cuenta a una agencia de cobros en un determinado número de días si no recibes el pago. O si sigues sin recibir el pago, avisa al cliente de que la agencia de cobros se pondrá en contacto contigo.
Entrepreneur recomienda ofrecer a su cliente un plan de pago si las crecientes comisiones por demora no parecen inquietarle. Divida el total de la factura en partes manejables. No es lo ideal, pero al menos aumentas la probabilidad de cobrar.
Los programas de facturación suelen incluir la opción de automatizar los recordatorios para solicitar el pago. Puedes establecer cuándo quieres que se envíe un recordatorio -al cabo de un día, 30 días, 60 días, lo que quieras- y un mensaje personal con cada uno. De esta forma no tienes que establecer recordatorios en tu calendario y enviar un correo electrónico al cliente en cada fecha.
Los recordatorios de facturas vencidas deben adaptarse a la situación, tanto si la factura lleva un día de retraso como si lleva 90 días. Aquí tienes algunos recordatorios de pago amistosos pero firmes que puedes enviar para mejorar tus posibilidades de cobrar la deuda pendiente.
Asunto de la factura vencida
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El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 90% de las facturas pendientes de cobro pueden cobrarse con éxito sólo mediante el seguimiento por correo electrónico. A pesar de lo potente que es, un número sorprendente de equipos financieros no mantienen afilada su espada de correo electrónico, lo que significa un éxito drásticamente inferior con su control de crédito. Por eso te ofrecemos 4 de las plantillas de correo electrónico de recordatorio de facturas más eficaces para hacer un seguimiento de las facturas pendientes que te ayudará a cobrar más rápido y a mantener una buena relación con los clientes.
Redactar correos electrónicos de recordatorio de pago de facturas y hacer un seguimiento de las facturas pendientes desde cero puede llevar mucho tiempo y ser complejo. Y esto supone una pérdida de tiempo para su equipo financiero. Incluso si ha utilizado plantillas de correo electrónico para perseguir las facturas vencidas, puede que no estén teniendo el efecto deseado. Comprendemos que algunos clientes respondan de forma venenosa, ambigua o simplemente no respondan. Luego están los clientes que pagan con retraso constantemente, pase lo que pase.
Recordatorio de factura vencida
2. En algunos casos, los clientes intentan retrasar el pago alegando que han perdido la factura o que necesitan conciliar sus registros para encontrar el importe de pago correcto, explica Hunter Hoffmann, director de marketing de AmTrust Financial Services. Si este es el caso, Hoffmann aconseja enviar una factura actualizada de inmediato -incluso si sabe que el cliente tiene la original- para eliminar esta excusa.3. Pregunte por qué el cliente no paga.Si su cliente sigue sin pagar, esté abierto a escuchar sus razones. Ben Giordano, propietario y fundador de FreshySites, sugiere hacer preguntas sobre su satisfacción con el trabajo, sus complejidades financieras y todo lo que pueda contribuir a su negativa a pagar: «Una vez que sepas por qué se niegan a pagar, puedes trabajar para llegar a una solución con el cliente», dice Giordano. «Tenga en cuenta que todo el mundo es una persona y que rara vez alguien quiere hacer daño al otro: la mayoría de la gente es lógica y está dispuesta a buscar una solución si se le da la oportunidad de hacerlo».
Recordatorio de pago por correo electrónico
Su cliente le ha estado dando largas. Ha oído todas las excusas posibles para no pagar. Ha llegado al límite. Es hora de tomarse en serio el cobro de los impagos.
Creemos que lo mejor que puede hacer en esta fase es involucrar a un tercero para que cobre la deuda por usted. Esto aumenta inmediatamente la gravedad de la situación en la mente del deudor y hace que sea más probable que pague rápidamente. ¿Por qué no prueba nuestro servicio de cobro de deudas CreditXS? Mantenemos un trato profesional y no emocional, para que usted pueda dedicarse a lo que mejor sabe hacer: dirigir su negocio. Podemos añadir a la deuda los intereses de demora y nuestros honorarios, por lo que el servicio podría acabar no costándole nada.
Sin embargo, si está decidido a dedicar su propio tiempo a perseguir los pagos atrasados, aquí tiene algunos ejemplos de modelos de cartas de morosidad escritas por los expertos de My Credit Controllers que puede modificar para su propio uso.
Antes de enviar esta carta, debería comprobar si la empresa que le debe dinero sigue en activo. Hemos desarrollado una herramienta web fácil de usar para hacer precisamente eso: compruebe si la empresa sigue en activo aquí.
