Plantilla de factura de varias páginas
La facturación electrónica cambia la forma en que se realizan los pagos y las facturaciones en la contratación pública. Existe desde hace mucho tiempo y ahora recibe el protagonismo que merece. Sin embargo, estamos seguros de que no todos ustedes la conocen. No se preocupe, ¡estamos aquí para usted!
Después de leer este artículo, comprenderá en profundidad qué es la facturación electrónica. Los conocimientos que adquiera le permitirán saber cómo puede utilizarla eficazmente en su organización. Sumerjámonos en el mundo de la facturación electrónica.
Sabemos que una factura es un término utilizado para definir los gastos en los que se incurre al utilizar bienes o servicios. Al igual que todos los procesos de adquisición, la facturación ha experimentado una transformación digital completa que hoy llamamos facturación electrónica.
La factura electrónica es un tipo de solución que se aplica habitualmente en las transacciones B2B. Se entrega en formatos estándar a través de canales digitales desde el momento en que se emiten hasta que se almacena la información.
Por otro lado, las facturas electrónicas se realizan a través de un formato digital. Con las facturas electrónicas se eliminan los errores y las intervenciones manuales. Por lo general, el papeleo es mínimo o nulo en la mayoría de las situaciones.
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Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
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Entre la emisión de facturas, la gestión de cobros y la conciliación de pagos, los profesionales de las cuentas por cobrar tienen las manos llenas. Si a eso le añadimos la gestión de las cuentas por pagar y el hecho de ser el único recurso para las necesidades contables de la empresa, lo más probable es que nos cueste mantener la cabeza fuera del agua.
Esa es exactamente la situación en la que se encuentra Kathie Lampkin, contable jefe de Engineering Sales Associates (ESA). Pero a pesar de sus muchas responsabilidades y de su gran carga de trabajo, Kathie ha conseguido aumentar considerablemente la eficiencia de su organización, haciendo que las facturas vencidas de la empresa pasen del 33% al 9% en sólo tres meses.
Engineering Sales Associates es un proveedor de soluciones integrales para empresas manufactureras que utilizan aire comprimido y filtración de líquidos en sus operaciones, proporcionando servicios de mantenimiento preventivo y de emergencia para compresores de aire, así como alquileres, equipos y piezas.
El departamento de contabilidad de la empresa se consolidó poco después de que Kathie se uniera a ESA en 2019, dejándola heredar los procesos contables de la empresa en su totalidad. En ese momento, las limitaciones de personal dificultaban que ESA se mantuviera al tanto de los cobros. Hasta diciembre de 2020, algunas cuentas tenían hasta 121 días de retraso en el pago de las facturas.
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Numeración de facturas de clientesAl asignar números de factura basados en el número de cliente, puede elegir si introducir o no la fecha.En este formato, el ID de factura comienza con el número de cliente, seguido de la fecha (de nuevo, opcional), y termina con el número de secuencia.Tenga en cuenta que en todos los sistemas de numeración, el número de secuencia siempre se coloca al final. Esto le ayuda a mantener un seguimiento de la numeración y evitar duplicados.A continuación se muestra cómo se vería una venta para un cliente con número de cliente 4032, el 30 de octubre de 2020 utilizando el número de cliente:
Número de factura por proyectoLa última opción para referenciar tus facturas es a través del número de proyecto. Este método es el más adecuado para las empresas que asumen muchos proyectos, o cuyo número de proyecto es el más importante, como las empresas de construcción.Hay dos formas principales de organización para este método:Para el número de proyecto KJHB302, y el número de cliente 1178, el número de factura asignado sería:
