Una factura debe emitirse después de que una empresa haya cumplido con el pedido de un cliente. Puede tratarse de un producto o de un servicio (o de ambos). Para una empresa que proporciona un producto, es después de que se haya completado la entrega. En una empresa orientada a los servicios, la factura se genera una vez que se ha prestado el servicio.
A menudo, un número de factura hará referencia a un número de orden de compra. Una orden de compra actúa como un acuerdo oficial entre un comprador y un vendedor que describe los detalles de una venta, y es emitida por el cliente al principio del proceso de transacción.
La mayoría de los programas (o aplicaciones) de contabilidad modernos que encontrará en Internet disponen de un sistema interno de envío de correos electrónicos en el que basta con hacer clic en el cliente adecuado y el correo electrónico se envía por usted. También realizarán un seguimiento y le informarán cuando un pago esté vencido.
Un cliente necesita la información de contacto completa del vendedor, incluidos el nombre de contacto, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Muchas grandes empresas tienen políticas que no les permiten procesar el pago a menos que tengan toda esa información.
Factura中文
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Factura fiscal
El proceso de enviar facturas a los clientes antes de completar el servicio o la entrega de bienes se conoce como facturación anticipada. La facturación anticipada es beneficiosa para las empresas que no quieren hacer devoluciones o añadir más servicios durante una tarea. Es más adecuada para clientes nuevos que tienen trabajos recurrentes reservados con regularidad.
La factura anticipada permite a su empresa aceptar el pago de los clientes antes de la entrega de los bienes o la finalización de los servicios. La facturación anticipada reconoce los ingresos a lo largo del servicio mediante la creación de facturas periódicas. Esto le permite identificar los ingresos y costes del proyecto en el mismo periodo del libro mayor.
La parte de deudores y la parte de devengo son las dos partes diferenciadas de una factura anticipada. La parte AR de la factura se comporta de forma similar a una factura estándar y se muestra en su informe de antigüedad AR. Pero se contabilizará en la cuenta de periodificación de ingresos diferidos especificada en lugar de abonarse en una cuenta de ingresos.
La contabilización de los pagos de facturación anticipada de un cliente exige prestar mucha atención a cómo se realizan las entradas en los registros contables. Normalmente, el proceso implica calificar el tipo de pago recibido y luego completar los asientos en el libro mayor. Una vez facturados los productos y servicios asociados al pago, éste puede aplicarse adecuadamente.
Fecha de recepción frente a fecha de recepción
Nota 1: Cuando el proveedor reciba un importe de hasta 1.000 rupias por encima del valor de una factura, el momento del suministro será, para el importe excedente, a elección del proveedor, puede ser la fecha de la factura para dicho importe excedente.
Nota 3: La fecha de recepción del pago será, la fecha en que el pago se anote en los libros de contabilidad del proveedor o la fecha en que el pago se abone en su cuenta bancaria, la que sea anterior.
Nota 4: De conformidad con el artículo 47 de la Ley CGST, la factura deberá expedirse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de prestación de los servicios. Si el proveedor es un asegurador o una empresa bancaria o una institución financiera, incluida una empresa financiera no bancaria, la factura o cualquier documento que la sustituya deberá expedirse en un plazo de 45 días.
Cuando el proveedor sea una aseguradora o una empresa bancaria o una institución financiera, incluida una empresa financiera no bancaria, o un operador de telecomunicaciones o cualquier otra clase de proveedor de servicios que pueda ser notificada por el Gobierno siguiendo las recomendaciones del Consejo, realice prestaciones de servicios sujetas al impuesto entre personas distintas, podrá expedir la factura antes o en el momento de registrar la prestación en sus libros contables o antes de que finalice el trimestre durante el cual se haya efectuado la prestación.
