Cómo redactar una factura
Tiempo de lectura: 4 minutosSegún un informe de Credit Research Foundation, una media del 61% de los retrasos en los pagos se deben a problemas administrativos, como facturas incorrectas. Una factura clara y precisa contribuye en gran medida a mantener su negocio como una entidad de éxito. Refleja su profesionalidad y funciona como valor de marca, ayudándole a retener más clientes. Por otro lado, las facturas inexactas tienden a confundir a los clientes, lo que reduce su interés en hacer negocios con usted, y provocan retrasos en los pagos, afectando en última instancia a su flujo de caja. Es importante entender cómo funcionan las facturas, su importancia y asegurarse de que cada elemento se captura con precisión.
Hay varias formas de crear una factura. Muchas empresas utilizan una aplicación de creación de documentos como Microsoft Word o una hoja de cálculo para hacer facturas desde cero o a partir de un conjunto limitado de plantillas preinstaladas. Otras empresas utilizan plantillas de facturas disponibles en Internet. Sin embargo, estos métodos manuales de creación de facturas pueden convertirse en un reto a medida que la empresa crece, y un software de facturación específico puede ayudar a agilizar todo el proceso.
Requisitos de facturación
Como autónomo, prestas un servicio específico a tus clientes y quieres que te paguen por ello. Según las leyes alemanas del IVA, § 14 UStG y §§ 31-34 UStDV, una factura es cualquier documento que reclame el pago de un servicio o producto prestado. Tiene que facturar a su cliente para que pueda pagarle en consecuencia. Es esencial que la factura incluya todos los datos siguientes: los nombres del emisor y el receptor de la factura, un número de factura, su número de identificación fiscal, la fecha, una descripción del producto o servicio que ha prestado y la cantidad entregada.
En la parte superior de la factura debes incluir tus datos de contacto y los de tu cliente. Como en una carta, a la izquierda deben figurar el nombre y la dirección del destinatario. A la derecha, añade tus datos de contacto, como el nombre y la dirección de la empresa. Además, debe incluir su nombre, nombre de la empresa y dirección en un tipo de letra más pequeño encima del nombre y la dirección de su cliente. Este texto debe estar subrayado.
En la siguiente sección, debajo de las direcciones, debe especificar los servicios o productos que ha suministrado. Sin embargo, antes de dar todos los detalles, debe incluir el número de factura y la fecha. Si trabaja para un cliente durante un periodo de tiempo más largo y le factura cada mes o trimestre, deberá prestar atención a los números de factura consecutivos. Tus facturas deben estar numeradas consecutivamente y en orden cronológico. Como autónomo, puede elegir entre utilizar números consecutivos o letras. A menudo se utilizan los siguientes formatos: año + mes + número consecutivo (por ejemplo, 2019-11-01) o año + número continuo (por ejemplo, 2019-01). Para evitar cualquier confusión, es una buena idea empezar con los últimos dígitos 01 para cada cliente, incluso si recibió el pedido en marzo.
Plantilla de factura
Una factura es un documento que detalla y registra una transacción entre una empresa y un cliente. Las facturas se utilizan con frecuencia en los pagos B2B que tienen un volumen medio de pedidos elevado o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, la facturación es muy común en el entorno empresarial del Reino Unido, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura. En general, las facturas tienen dos propósitos: En esta guía, cubriremos las mejores prácticas para configurar sus facturas con el fin de garantizar que cumplen con los requisitos de información empresarial. [0]
Qué circunstancias exigen una facturaLas normas de facturación británicas se aplican si el suministro de bienes o la prestación de servicios están sujetos a impuestos en el Reino Unido. Las empresas están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o servicios a otra empresa si ambas partes están registradas a efectos del IVA. La expedición de facturas no es obligatoria para las ventas exentas o sujetas al tipo cero. Las facturas no suelen ser obligatorias en las compras B2C en el Reino Unido.
Qué debe figurar en una factura
Añade una línea por cada producto o servicio que factures al cliente. Asegúrate de incluir una descripción detallada, la fecha en que se prestó el producto o servicio y las cantidades, si procede.
Nunca cobres recargos o recargos por demora que no se hayan discutido con el cliente de antemano, dice Forbes. En el mejor de los casos, el cliente se sentirá confuso. En el peor de los casos, no confiará en ti si le cobras algo que no ha acordado.
Personaliza la factura de muestra para que incluya tu logotipo, la fecha, la fecha de vencimiento, el número de factura, el número de referencia (como un número de pedido), tu información de contacto, la información de contacto de la empresa, como la dirección, las condiciones de pago y un mensaje personal, si lo deseas.
Mensajes personales como «por favor, pague su factura en 15 días» o «gracias por su negocio» aumentan la probabilidad de cobrar en un 5%, según Forbes. Además, ser educado impresionará a la empresa a la que facturas y mejorará vuestra relación.
Consulta primero con la empresa cómo prefieren pagarte. Las empresas pueden ser más estrictas a la hora de pagar. Si quieren que les extiendas un cheque, incluye en tu factura cómo extenderlo. Si prefieren pagar con tarjeta de crédito, incluye un enlace para procesar el pago.
