Código de factura
Cuando se trata de asignar números de factura, puede parecer que la vida no es tan sencilla. Esto es especialmente cierto si tiene varios clientes: ¿tiene un sistema de numeración de facturas distinto para cada cliente?
Nuestros consejos sobre cómo asignar números de factura le harán la vida mucho más fácil a la hora de realizar un seguimiento de todas sus facturas, independientemente de lo pequeña o grande que sea su empresa. Además, si tiene que someterse a una auditoría fiscal, la facturación correcta es imprescindible: así que consulte nuestros consejos para asegurarse de que cumple las normas.
Un número de factura es un número único que se asigna a cada factura. Este número es uno de los elementos más importantes de cada factura. Su función es identificar las transacciones, por lo que debe ser único. El número de factura puede contener sólo números o letras y números. Puede contener la fecha de emisión, el nombre del proyecto o la tarea.
En palabras más sencillas, una factura es un documento emitido por un vendedor a un comprador que especifica el importe y los costes de los servicios o productos proporcionados por el vendedor. Para saber más, consulte qué es una factura y cómo crear una buena factura para cobrar más rápido.
Cómo redactar una factura
Una factura es un recibo que incluye una lista de productos o servicios prestados a un cliente a cambio de un pago. Los vendedores o proveedores emiten facturas al final de las transacciones, una vez entregado el producto o prestado el servicio.
Como empresario, cuando su negocio crezca, enviará montones de ellas, lo cual es un buen problema, pero difícil de controlar. Ahí es donde entran en juego los números de factura. Establezca un sistema para asignar números de factura y mantenga un formato de número de factura coherente. Estos prácticos números facilitan enormemente a los propietarios de pequeñas empresas la gestión de cada período contable, evitan la duplicación de pagos, cobran más rápido y salen indemnes de una auditoría fiscal.
Un número de factura o ID de factura es un número único generado por una empresa que emite una factura a un cliente. Encontrará números de factura en las facturas digitales y en papel como forma de realizar un seguimiento de los pagos. Cuando el cliente realiza un pago, hace referencia a este número de identificación de la factura para saber a qué se debe el pago y controlar el destino de su dinero.
Generar número de factura
Debe facturar a un cliente después de proporcionarle un producto o servicio para que le pague. Después de todo, ningún cliente le ofrecerá su dinero sin una prueba. Pero, ¿qué ocurre si ha olvidado enviar una y la transacción se produjo hace dos meses? ¿Existe un plazo para facturar a un cliente?
Técnicamente, hay un límite de tiempo para hacer una factura a un cliente. Pero el periodo de gracia para cobrar una deuda pendiente suele ser muy largo. En algunas jurisdicciones, puedes facturar a los clientes incluso después de varios años.
Estos plazos tan largos significan que puedes hacer una factura, incluso después de varios meses. Pero no debes enviarla sin avisar: el cliente puede haberse olvidado de ti y pensar que intentas estafarle.
Lo mejor es enviar justificantes con la factura, como documentos pro forma. Además, puedes llamar o enviar un correo electrónico sobre la próxima factura retrasada para refrescar la memoria del cliente sobre tus servicios.
Aunque los plazos suelen ser indulgentes, deberías enviar las facturas antes de 30 días para mantener un flujo de caja constante. Las firmas electrónicas pueden ayudarte a hacer un seguimiento de tus facturas. Solicitar firmas digitales es rápido, así que puedes hacerlo antes de olvidarte de la factura.
¿Cuándo se emite una factura?
Si su empresa no sabe cuándo enviar una factura a un cliente, puede interrumpir el flujo de caja y causarle un estrés innecesario. Siga leyendo para saber más sobre el momento de emitir las facturas y qué enfoque puede funcionar mejor para su empresa.
Facturar por adelantado ayuda a su empresa a mantener un flujo de caja saneado, además de otras ventajas. Como el cliente ya ha invertido en ti y en tus servicios, es más probable que se implique en el proyecto y ofrezca cualquier orientación o aclaración a medida que avanza.
Al facturar por adelantado, también garantizarás que el dinero no se agote a mitad del proyecto, lo que podría retrasar o, en última instancia, impedir su finalización. Sin embargo, facturar antes de empezar el trabajo no siempre es lo más adecuado.
Si encaja mejor con tu modelo de negocio, puede ser más apropiado facturar una vez finalizado el trabajo. Lo ideal es que, una vez concluido el proyecto, envíes la factura inmediatamente, pero también puedes optar por facturar al final de un ciclo de dos semanas o a final de mes.
