¿Se envía la factura antes o después del servicio?
Lo que hay que saber sobre las condiciones de pagoDr. Nirmalarajah Asokan17 nov 2022 – actualizado el 03 may 2023Tiempo de lectura: 5 minLas condiciones de pago regulan el pago que los clientes deben hacer a una empresa por una entrega o servicio. Las empresas tienen mucha libertad a la hora de diseñar sus condiciones de pago. Sin embargo, tiene sentido ceñirse a formulaciones comunes para evitar malentendidos. A continuación le mostramos cómo puede ser esto con la ayuda de algunos ejemplos.
En las condiciones de pago, una empresa especifica qué condiciones se aplican a sus clientes a la hora de pagar sus facturas. Por ejemplo, cuando los clientes hacen un pedido en una tienda online, aceptan las condiciones de pago del vendedor. Si no lo hacen, no se celebra ningún contrato comercial.
Las condiciones de pago se aplican siempre que se intercambie dinero por bienes o servicios. El pago puede realizarse de varias formas, por ejemplo, mediante pago por adelantado, pago a la recepción de la mercancía o pago a cuenta tras la recepción de la mercancía.
Las condiciones de pago en forma de plazos o períodos de pago se indican en la factura, indicando la fecha límite en la que debe abonarse la factura. También puede indicar que puede deducirse un descuento por pago anticipado.
Cómo redactar una factura
Una factura es una lista de productos vendidos o servicios prestados con la cantidad de dinero que se debe por cada artículo y la cantidad total de dinero que se debe. Una factura la envía una empresa que proporciona el bien y el servicio al cliente con la expectativa de cobrar en un plazo determinado.
Una factura es algo que una empresa envía a su cliente. Cuando un cliente recibe esa factura, se convierte en una factura. Una factura es algo que el cliente debe pagar. Una vez que el cliente paga su factura, la empresa le proporciona un recibo que es la prueba del pago.
Atrás quedaron los días en que se pagaba con cheque por correo postal. Ahora, la mayoría de las empresas envían una factura electrónicamente y la mayoría de los pagos se realizan en línea, por lo que los plazos de 30 días se están quedando obsoletos. Los empresarios que trabajan para cumplir los plazos de sus clientes deberían poder cobrar fácilmente en una semana.
Cuando proporcionas una fecha de vencimiento en una factura estás proporcionando un plazo de pago claro para un cliente y le das un plazo claro que cumplir. Si no proporcionas una fecha de vencimiento, sólo tienes que esperar que tu cliente te pague a tiempo.
Factura frente a recibo
En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera una vez prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas serían que la empresa hiciera primero un seguimiento con el cliente, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.
Larry’s Lighting ha sido contratada no sólo para suministrar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard’s, sino también para instalarlo. El técnico termina el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry’s Lighting pueda cobrar.
Pero supongamos que el técnico no se ha puesto en contacto con Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que ahora debe intervenir la dirección. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry’s Lighting.
¿Cuándo se emite una factura?
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
