En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
Lista de comprobación de facturas
Es posible que desee imprimir un recibo de un cargo que se haya producido durante el mes. Dado que sus facturas o declaraciones de impuestos locales no se generarán hasta el 5º día laborable del mes siguiente, puede imprimir un recibo de pago para sus archivos. A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Una vez emitidas las facturas y declaraciones de impuestos locales, no podemos realizar ningún cambio en ellas. Esto es así aunque haya introducido accidentalmente datos de facturación incorrectos. Sin embargo, puede modificar sus datos de facturación en cualquier momento, y los cambios se reflejarán en sus futuras facturas y declaraciones de impuestos locales.
Es posible que desee imprimir un recibo de un cargo realizado durante el mes. Dado que sus facturas o declaraciones de impuestos locales no se generarán hasta el 5º día laborable del mes siguiente, puede imprimir un recibo de pago para sus archivos. A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Una vez emitidas las facturas y declaraciones de impuestos locales, no podemos realizar ningún cambio en ellas. Esto es así aunque haya introducido accidentalmente datos de facturación incorrectos. Sin embargo, puede modificar sus datos de facturación en cualquier momento y los cambios se reflejarán en sus futuras facturas y declaraciones de impuestos locales.
Comprobación de facturas
Puedes introducir de qué trata la factura en el campo Asunto (que aparecerá en la parte superior de la factura), y puedes introducir información adicional en los campos Notas (que aparecerán al final de la factura).
Puede duplicar una factura existente para crear rápidamente una nueva. Esta factura recién creada tendrá toda la misma información, que podrá modificarse posteriormente (las entradas de tiempo importadas no arrastrarán su dependencia).
Factura desde nombre, dirección y logo se toman de la configuración de su Espacio de Trabajo, y Factura a dirección se toma del cliente (puede editar la dirección del cliente yendo a la página Clientes y haciendo clic en el icono de edición de algún cliente).
Puede añadir Impuestos y Descuentos a cada factura. Simplemente haga clic en lo que desea añadir, introduzca el número y se añadirá a la factura en forma de porcentaje. El Descuento se aplica al subtotal de la factura, y luego el Impuesto se aplica sobre el resultado final.
Si está utilizando el Impuesto 2, puede elegir cómo se calcula yendo a la página Factura > Configuración > Pestaña Predeterminados y, a continuación, haciendo clic en Añadir segundo impuesto para obtener las opciones del Modo de imposición (esta configuración se aplica a todas sus facturas):
Factura Jotform
Una factura suele tener una plantilla, con secciones que proporcionarán al departamento de contabilidad lo que necesita saber para aprobar, procesar y entregar el pago a un proveedor de forma eficiente y puntual. Estos son los 5 datos más importantes que hay que buscar en una factura:
El nombre del proveedor, el nombre de la empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono deben aparecer claramente. El departamento de contabilidad necesitará esta información para saber dónde enviar el pago. La falta de un código postal o un número de teléfono puede retrasar la tramitación de una factura.
No todas las facturas hacen referencia a un número de orden de compra, porque no todas las transacciones requieren uno. Normalmente, una orden de compra, o «P.O.», sólo es necesaria para las compras más caras. Por ejemplo, una empresa puede tener la política de que todas las compras superiores a 2.500 dólares deben tener una orden de compra aprobada antes de la venta.
Cuando el vendedor recibe el cheque, puede consultar el número de factura en el recibo de pago para ver por qué factura se le está pagando. A continuación, puede marcar esa factura como pagada. Esto significa que la transacción también se ha completado para él. Esto es especialmente útil para un vendedor que hace muchos negocios con el mismo cliente y puede tener muchas facturas pendientes de aprobación y procesamiento.
