¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la empresa?
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¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros financieros?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige a las empresas que mantengan registros minuciosos para verificar sus ingresos y gastos. Eso significa que si usted reclama compras de negocios como deducciones fiscales, el IRS espera que usted mantenga registros para validar esos gastos. Puede que incluso le pidan ver estos documentos más adelante.
Esta lista no es exhaustiva. Algunas pequeñas empresas también pueden necesitar guardar contratos e informes adicionales para sus propios registros internos, aunque la lista anterior será más importante para presentar su declaración de impuestos anual.
No obstante, a efectos fiscales, debería documentar estos gastos en sus registros contables y conservarlos durante el mismo periodo de tres años que el resto de sus recibos y registros financieros varios.
Sin embargo, el IRS estipula que usted tiene que demostrar un esfuerzo de buena fe para recuperar estos fondos antes de tomar esta deducción, por lo que puede que tenga que mantener registros de cualquier correspondencia para verificar sus intentos de recuperar esta deuda.
Además de sus registros de ingresos y nóminas, su empresa invariablemente acumulará un montón de documentos comerciales diversos. Mientras que algunos de estos registros empresariales están relacionados con sus declaraciones de impuestos, otros corresponden a los procedimientos internos de mantenimiento de registros de su empresa. A continuación le ofrecemos una rápida visión general de la gestión de este tipo de documentos comerciales diversos.
Cuánto tiempo hay que guardar los registros para el hmrc
Añade una partida separada para cada producto o servicio que factures a tus clientes. Asegúrate de incluir una descripción detallada, la fecha en que se proporcionó el producto o servicio y las cantidades, si procede.
Nunca cobres recargos o recargos por demora que no hayas discutido con el cliente por adelantado. En el mejor de los casos, el cliente se sentirá confuso. En el peor de los casos, no confiarán en ti si les cobras por cosas que no han acordado.
Personaliza la factura de muestra para que incluya tu logotipo, la fecha, la fecha de vencimiento, el número de factura, el número de referencia (como un número de pedido), tu información de contacto, la información de contacto de la empresa, como una dirección, las condiciones de pago y un mensaje personal, si lo deseas.
También es buena idea preguntar a la empresa con la que trabajas cuál es su método de pago preferido. Algunas empresas prefieren un método a otro. Si tu cliente quiere pagar con cheque, incluye en la factura cómo extenderlo. Si prefieren pagar con tarjeta de crédito, incluye un enlace para procesar el pago.
Tienes varias opciones para enviar las facturas. Puedes imprimirla en papel grueso, enviarla por correo, fax o correo electrónico. Los programas de contabilidad suelen enviar la factura a los clientes por correo electrónico e incluyen opciones de pago.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de una empresa cerrada?
Asegurarse de que las facturas se emiten a tiempo es una parte vital de un buen control del crédito y ayuda a la tesorería de la empresa. Hasta que no emita la factura, no cobrará. Así de sencillo. Así que cuanto antes facture, mejor.
Recuerde que un cliente no le va a perseguir para pedirle que le facture, ya que querrá quedarse con el dinero. Es muy importante que se mantenga al día con la facturación, de lo contrario afectará seriamente a su flujo de caja.
Sin embargo, algunas PYME tienen dificultades para facturar a tiempo. Puede que el negocio esté en auge y que no haya suficientes horas al día para realizar todos los trabajos, pero cuando llega el momento de hacer las cuentas mensuales o de fin de año se da cuenta de que no ha facturado a un cliente por un trabajo que realizó hace varios meses, o incluso más tiempo.
Aunque tiene derecho a facturar, si la factura tiene más de 6 meses, le recomendamos que incluya una carta de presentación disculpándose por el retraso o, simplemente, que llame antes al cliente para tratar el asunto. Esto es especialmente cierto si la factura es de un importe elevado y puede causar dificultades al cliente cuando por fin aparezca.
