¿Cuánto tiempo hay que esperar para cobrar una factura?
Según el Código Fiscal alemán (Abgabenordnung – AO), el periodo de conservación de las facturas recibidas y emitidas es de 10 años. Desde el punto de vista fiscal, esto se describe en el artículo 147 (3) del Código Fiscal, «Normas para la conservación de documentos». Lo mismo se aplica desde la perspectiva del derecho mercantil, como en el Código de Comercio alemán (HGB), Sección 257. El periodo de conservación comienza siempre con el final del año natural (31 de diciembre) en el que se creó o entregó la factura.
No importa si las facturas se archivan y almacenan en papel o como facturas electrónicas. Según el Código Fiscal, la obligación de conservación se aplica a ambas. Una vez transcurrido este plazo, las facturas pueden destruirse.
Ahora puede procesar las facturas recibidas con easy invoice como por arte de magia: el proceso de facturación se gestiona en base a flujos de trabajo de aprobación de facturas con hasta 5 niveles de aprobación más doble control. Y lo mejor: easy invoice puede integrarse opcionalmente en la solución a prueba de auditorías easy archive. Sin adaptaciones, sin tediosos cursos de formación, todo es perfectamente autoexplicativo.
¿Puede enviar una factura antes de que se realice el trabajo?
Debes facturar a un cliente después de proporcionarle un producto o servicio para que te pague. Al fin y al cabo, ningún cliente te ofrecerá su dinero sin una prueba. Pero, ¿qué ocurre si te olvidaste de enviar una y la transacción se produjo hace dos meses? ¿Existe un plazo para facturar a un cliente?
Técnicamente, hay un límite de tiempo para hacer una factura a un cliente. Pero el periodo de gracia para cobrar una deuda pendiente suele ser muy largo. En algunas jurisdicciones, puedes facturar a los clientes incluso después de varios años.
Estos plazos tan largos significan que puedes hacer una factura, incluso después de varios meses. Pero no debes enviarla sin avisar: el cliente puede haberse olvidado de ti y pensar que intentas estafarle.
Lo mejor es enviar justificantes con la factura, como documentos pro forma. Además, puedes llamar o enviar un correo electrónico sobre la próxima factura retrasada para refrescar la memoria del cliente sobre tus servicios.
Aunque los plazos suelen ser indulgentes, deberías enviar las facturas antes de 30 días para mantener un flujo de caja constante. Las firmas electrónicas pueden ayudarte a hacer un seguimiento de tus facturas. Solicitar firmas digitales es rápido, así que puedes hacerlo antes de olvidarte de la factura.
¿Puede negarse a pagar facturas antiguas?
Una factura debe emitirse después de que una empresa haya cumplido el pedido de un cliente. Puede tratarse de un producto o un servicio (o ambos). Para una empresa que suministra un producto, eso es después de que se haya completado la entrega. En una empresa orientada a los servicios, la factura se genera una vez que se ha prestado el servicio.
A menudo, un número de factura hará referencia a un número de orden de compra. Una orden de compra actúa como un acuerdo oficial entre un comprador y un vendedor que describe los detalles de una venta, y es emitida por el cliente al principio del proceso de transacción.
La mayoría de los programas (o aplicaciones) de contabilidad modernos que encontrará en Internet disponen de un sistema interno de envío de correos electrónicos en el que basta con hacer clic en el cliente adecuado y el correo electrónico se envía por usted. También realizarán un seguimiento y le informarán cuando un pago esté vencido.
Un cliente necesita la información de contacto completa del vendedor, incluidos el nombre de contacto, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Muchas grandes empresas tienen políticas que no les permiten procesar el pago a menos que tengan toda esa información.
Normas de facturación tardía
En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera una vez prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas serían que la empresa hiciera primero un seguimiento con el cliente, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.
Larry’s Lighting ha sido contratada no sólo para suministrar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard’s, sino también para instalarlo. El técnico termina el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry’s Lighting pueda cobrar.
Pero supongamos que el técnico no se ha puesto en contacto con Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que ahora debe intervenir la dirección. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry’s Lighting.
