Procesamiento de facturas Sap
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura tras la finalización del proceso de venta y contratación. El proceso tradicional de facturación siempre ha formado parte de un conjunto más amplio de procesos empresariales en el comercio, que incluyen la realización y aceptación de un pedido, el cumplimiento del pedido, la entrega de las mercancías y el pago final. Este es el proceso de compra a pago desde la perspectiva del comprador, y de pedido a cobro desde la perspectiva del vendedor. Juntos se denominan «proceso comercial». Desde el punto de vista del proceso comercial, una factura nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado de otras actividades y está vinculada a ellas.
Los aspectos de pago de una factura suelen implicar la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago de la factura. Dado que una factura es en parte una solicitud de pago, existen sinergias obvias entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que una factura no es un documento bancario. El proceso de facturación está vinculado al sistema de pago, y los bancos pueden prestar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de facturas y la financiación de la cadena de suministro.
Facturación
Dado que este proceso es bastante complejo, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, productividad, precisión y rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a realizar un seguimiento de sus gastos o inventario y actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos a efectos contables. La codificación del libro mayor hace referencia a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los cargos y abonos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de error humano, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de facturas entre un 75% y un 85%, disminuyendo al mismo tiempo los errores. Disponer de las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.
Definición de factura
Solicitar una demostraciónBUSCAR POR TEMASProcesamiento de facturas de cuentas a pagarPor Annapoorna | Actualizado el: Mar 17th, 2023 | 4 min readEl procesamiento de facturas en la gestión de cuentas a pagar es una función llevada a cabo por el equipo de cuentas a pagar para gestionar eficazmente las facturas de los proveedores. La gestión del flujo de caja suele ser una gran preocupación para las empresas. Por lo tanto, el procesamiento de facturas se origina a partir de la recepción de la factura y se cierra una vez que se realiza el pago y se registra en los libros.
Hoy en día, el procesamiento de facturas suele llevarse a cabo con la ayuda de software de facturación, también conocido como procesamiento automatizado de facturas o automatización de facturas. Las facturas se entregan de varias formas, PDF, facturas en papel, correos electrónicos y otros medios electrónicos. En palabras sencillas, el proceso de gestión de las facturas desde su recepción hasta el momento de su pago y su registro en los libros se denomina procesamiento de facturas.
Es una práctica empresarial muy antigua que los proveedores envíen la factura por los servicios prestados al departamento de cuentas por pagar. Una vez que la factura se envía al departamento de cuentas a pagar, se produce el siguiente proceso:
Proceso Ap
El procesamiento de facturas implica los pasos necesarios desde la recepción de una factura hasta su pago. Esto puede parecer sencillo. Pero hay algunos pasos intermedios que pueden complicarse rápidamente en función del tamaño de la empresa.
Además de introducir los datos de la factura en el sistema, las buenas prácticas dictan que se haga una copia o se escanee la factura en el sistema de archivo electrónico o en papel como copia de seguridad. Esto es necesario en caso de que se descubran discrepancias más adelante. Y es un procedimiento adecuado a efectos de auditoría.
Si haces y guardas copias en papel, tendrás que utilizar filas y filas de archivadores. Y mantener todas las copias en papel organizadas para que usted y/o los auditores puedan encontrarlas fácilmente en caso necesario.
Tal vez su empresa haya invertido dinero en un sistema de archivo electrónico de facturas. Eso está muy bien. Pero debe mantenerlo bien organizado y estar atento para escanear y archivar las facturas correctamente.
Esto NO es una buena práctica. Las facturas que se quedan en las bandejas de entrada de los aprobadores se pierden o se olvidan, lo que da lugar a sanciones por retraso en los pagos. Y lo que es peor, este enfoque es propicio para el fraude, ya que no es muy difícil para un mal actor falsificar las iniciales o la firma de un aprobador.
