Datos de facturación deutsch
La captura y el procesamiento de los datos de las facturas es una función vital del departamento de Cuentas a Pagar de cualquier empresa. Se trata del proceso de extraer datos relevantes como el número de factura, el nombre del proveedor, la dirección, el importe, etc., de las facturas, validar la información extraída, cargarla en un software ERP, comprobar la coincidencia (con recibos y pedidos) y, por último, iniciar los pagos. Una captura metódica de los datos de las facturas evita retrasos y errores en las transacciones, y permite «cerrar los libros» sin problemas:
Desafíos en la captura de datos de facturasLas facturas se gestionan a menudo en distintos formatos/disposiciones en las empresas: como copia impresa, como archivos adjuntos de correo electrónico y como intercambio electrónico de datos (EDI); en la actualidad, el 43,8% de las facturas se siguen recibiendo por fax. El procesamiento de facturas en estos múltiples formatos puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. Esto a menudo conduce a errores y retrasos resultantes en el procesamiento de documentos.Flujo de trabajo de procesamiento manual de facturasUn informe de Billentis de 2017 mostró que las organizaciones siguen utilizando métodos manuales de gestión de facturas para procesar más del 90% de sus facturas. Se producen retrasos considerables en el procesamiento de facturas cuando la gestión de facturas es manual. Una encuesta reciente reveló que casi el 45% de las facturas tardan una semana o más en procesarse cuando se requieren cinco o más personas para procesar y/o aprobar la factura.Los desafíos comunes en el procesamiento tradicional de facturas son:
Fecha de facturación
Una de las características más potentes de Invoice Stack son los datos que se envían a HubSpot sobre tus facturas. Para ello, utilizamos las propiedades de tu acuerdo HubSpot. En este artículo y vídeo, te explicaremos cómo encontrar esas propiedades, te indicaremos las más útiles y te mostraremos cómo puedes utilizarlas en toda tu cuenta de HubSpot.
El mejor lugar para empezar es encontrar una oferta en HubSpot en la que ya hayas creado una factura. Cuando sincronizas una factura, los datos se guardan en las propiedades de tu registro de acuerdo de HubSpot. Para empezar, estas propiedades probablemente no serán visibles cuando veas tu acuerdo, así que vamos a encontrarlas.
En la parte izquierda de tu registro de operación verás una sección llamada «Acerca de esta operación», en la parte inferior hay un botón llamado «Ver todas las propiedades». Si no puedes ver el botón, es posible que tengas que desplazarte por el recuadro para encontrarlo.
Cuando haga clic en el botón, verá la lista completa de propiedades que existen en esa operación. Cuando instales Invoice Stack, añadiremos una nueva sección llamada Facturación – desplázala para ver una lista de las propiedades que Invoice Stack ha rellenado para tu operación.
Detalles de la factura
Las facturas tienen una larga y rica historia, que se remonta al año 3000 a.C., cuando los sacerdotes sumerios de los templos inventaron el cuneiforme. La factura más antigua de la historia moderna es la de un cuadro vendido en 1504. La creación de estas facturas requería mucho trabajo manual, y la mayoría de los cálculos se hacían a mano. Hoy en día, los ordenadores se encargan de los cálculos, pero los humanos siguen realizando gran parte de la extracción manual de datos de las facturas.
Los flujos de trabajo de back-office que dependen de la introducción manual de datos son lentos y propensos a errores. Además, estos procesos manuales suelen ser repetitivos. Como es lógico, resultan caros en términos de eficiencia y productividad. Además, los estudios demuestran que este tipo de trabajo tedioso puede provocar el agotamiento de los empleados, lo que supone un coste aún mayor para las empresas.
Un vendedor (proveedor) proporciona la factura a un comprador (cliente) para describir el intercambio de bienes y servicios con fondos. Los datos de la factura detallan los artículos específicos proporcionados por el vendedor, la cantidad, el precio por unidad, los impuestos cobrados y los totales.
El vendedor crea la factura en el momento de la venta, independientemente de cuándo se produzca el pago. El cliente puede pagar la factura cuando le convenga, incluso antes de que se produzca ningún trabajo. Normalmente, el comprador paga después de alcanzar un hito o de recibir todos los bienes y servicios. El comprobante de pago se denomina recibo.
Ejemplo de datos de factura
En el caso de las entregas intracomunitarias (art. 6a de la UStG), el empresario debe emitir obligatoriamente una factura hasta el día 15 del mes siguiente al mes de realización de la entrega (art. 14a (3) frase 1 de la UStG). Además de la información general expuesta anteriormente, la factura debe indicar no sólo su número de identificación a efectos del IVA (o el del empresario que presta el servicio), sino también el número de identificación a efectos del IVA del destinatario del servicio (Sec. 14a (3) frase 2 de la UStG). Además de indicar el número de identificación, debe hacerse referencia obligatoriamente a cualquier tipo de exención fiscal.
El empresario que realice la entrega deberá probar que se cumplen las condiciones previas para una entrega intracomunitaria. Dicha prueba puede consistir en una confirmación de llegada, una carta de porte conforme al derecho mercantil o una confirmación de la empresa transportista que debe contener determinada información.
La obligación de expedir una factura en la que se indique el NIF IVA no se aplica a las entregas intracomunitarias que se realizan en forma de transferencia intraempresarial. En estos casos, los empresarios no están obligados a expedir factura, ya que no realizan una entrega «a otro empresario para su empresa» (art. 14 (2) frase 2 de la UStG).
