Pago pendiente
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Facturas pendientes de pago
A veces los clientes se retrasan en los pagos; por ejemplo, puede que no paguen sus facturas puntualmente o en su totalidad. En estos casos, las empresas suelen comunicarse con los clientes para reclamar los cobros pendientes.
Los extractos de cuenta son informes que muestran la facturación y los pagos de una cuenta determinada durante un periodo de tiempo concreto. Las empresas pueden utilizarlos para recordar a los clientes las ventas que aún no se han pagado, sin declarar expresamente un crédito vencido y sin iniciar un proceso de reclamación.
(3) Si el cliente no ha pagado dentro del plazo de reclamación, se emite el segundo recordatorio (un recordatorio firme del importe vencido 28 días después del vencimiento de la factura original), fijando otro plazo de reclamación de 14 días.
(4) Si el cliente vuelve a no pagar en el (nuevo) plazo de reclamación, se emite el último recordatorio (un último requerimiento de pago 42 días después del vencimiento de la factura original), añadiendo un recargo por demora del 5%.
(5) Quieres que se respete el escalado definido y el periodo correspondiente antes de emitir un recordatorio de nivel superior. Así, aunque un pago venza más de 42 días, quiere que primero se emita el primer recordatorio, después, pasados 14 días, el segundo recordatorio, y sólo pasados otros 14 días el recordatorio final, y no todos los recordatorios a la vez.
Pago pendiente
Las facturas pueden asociarse a un compromiso. Los compromisos determinan cómo se planea asignar el dinero de una determinada actividad y cuenta de financiación. Puede reservar fondos para cubrir determinados gastos. Por ejemplo, sabe que necesita imprimir un folleto dentro de dos meses. Sabe que el coste será de aproximadamente 5.000 $. Crea un compromiso para este gasto. Cuando reciba la factura de la imprenta por el folleto, vinculará la factura al compromiso. La factura se paga y el importe se elimina del valor pendiente del comprometido. Para obtener más información, consulte Gestión de compromisos.
Se puede configurar un proceso de aprobación para las facturas. El proceso de aprobación comienza cuando se guarda y envía la factura. Una vez aprobada una factura, el importe sólo puede modificarse mediante un comprobante de diario.
El doble coste se produce cuando un mismo gasto se contabiliza dos veces. Su organización puede utilizar categorías de gastos para realizar el seguimiento de los gastos de las facturas. Sin embargo, la aplicación ofrece varios módulos que permiten introducir gastos relacionados con la actividad al margen de una factura:
Correo electrónico de facturas pendientes
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¿Con qué frecuencia tus clientes tienen un pago pendiente o pagan sus facturas con retraso? O si eres contable o tenedor de libros, ¿con qué frecuencia tus clientes reciben pagos atrasados de sus clientes? Xero echó un vistazo a sus datos y descubrió que el 48% de las facturas se pagaban con retraso. Pero lo realmente preocupante es el efecto que esto tiene en las empresas. Un estudio de la Federación de Pequeñas Empresas reveló que en el Reino Unido podrían evitarse 50.000 quiebras de pequeñas empresas al año eliminando la morosidad.
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