Qué es la facturación electrónica
Una factura electrónica (o e-factura) es un fichero de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más comunes son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil que un ordenador los comprenda y contabilice automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad se carece de una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Legislación británica sobre facturación electrónica
La facturación electrónica se está convirtiendo en la norma y en un requisito en muchos países. Aunque abarca una multitud de variantes y es un tema en constante evolución, esta guía esbozará lo que necesita saber para su empresa en lo que respecta a la facturación electrónica.
Antes de profundizar en la facturación electrónica en su conjunto, definamos qué es una factura electrónica. Al igual que una factura normal, es un documento comercial que contiene los datos de una transacción. La información incluida en una factura electrónica varía de un país a otro, pero en general debe contener lo siguiente:
Una factura electrónica se diferencia de una factura normal tanto por su formato como por la forma en que se procesa: una factura electrónica se emite, transmite y recibe electrónicamente, y se presenta en un formato de datos estructurado.
En pocas palabras, la facturación electrónica es el intercambio digital de facturas entre dos partes: un proveedor y un comprador. Más concretamente, es una forma de facturación que se presenta al comprador en formato electrónico a través de una estructura de datos predefinida. Una factura electrónica debe contener datos del proveedor en un formato legible por máquina, que pueda importarse automáticamente en el sistema de cuentas a pagar del comprador sin necesidad de introducir datos manualmente.
Países de facturación electrónica
La facturación electrónica es el proceso de creación y entrega de una factura en formato digital. En términos generales, una factura electrónica es el intercambio de un documento de factura electrónica entre un proveedor y un comprador. Cuando se proporciona como datos estructurados, una factura electrónica permite al destinatario insertar automáticamente los datos de la factura en su sistema contable o ERP. Muchos países están solicitando el uso de facturas electrónicas en formatos de datos estructurados para actividades comerciales B2G, B2B e incluso B2C. Cada vez más, la facturación electrónica incluye la declaración de impuestos en tiempo real a las autoridades fiscales.
Puede hacerse si los datos existen en un formato estructurado legible por máquina, como XML, CSV, EDI EDIFACT, ANSI X12 o VDA, y los datos de la factura se transfieren directamente al sistema contable o ERP del comprador.
Desde el punto de vista de la facturación electrónica obligatoria definida por numerosos gobiernos, las facturas en formato PDF no se consideran facturas electrónicas. Aunque las facturas enviadas en formato PDF por correo electrónico se crean, transmiten y reciben digitalmente, el procesamiento de los datos de la factura en PDF sigue requiriendo la introducción manual por parte del comprador. Esto limita las posibilidades de automatización de los procesos digitales de cuentas a pagar, ya que las facturas en PDF no admiten la notificación de transacciones en tiempo real a las autoridades fiscales.
Cobro ejecutivo de factura electronica del momento
El servicio de Facturación Electrónica de Dynamics 365 Finance permite a las empresas automatizar completamente el proceso de liquidación de facturas electrónicas de principio a fin. Esta automatización abarca desde la emisión de facturas de ventas, de texto libre y de proyectos hasta el envío de facturas electrónicas a Chorus Pro para su liquidación y su posterior distribución a otras empresas registradas en Chorus Pro.
Chorus Pro es una plataforma de facturación electrónica en Francia. Esta plataforma se hizo obligatoria a través de un enfoque gradual de 2017 a 2020 para las empresas que mantienen relaciones comerciales con empresas del sector público francés (B2G). Con la legislación actualizada, el mandato de facturación electrónica en Francia se ampliará a todas las empresas, incluidas todas las transacciones B2B entre 2024 y 2026. En consecuencia, todas las empresas francesas sujetas al IVA y que operen en relaciones B2B estarán obligadas a utilizar la facturación electrónica con Chorus Pro a partir de 2024, en función del tamaño de la empresa.
Además de las facturas electrónicas, a partir de 2024 entrarán en vigor requisitos de información electrónica que obligarán a comunicar a la administración tributaria los datos relativos al pago de facturas y los datos de las transacciones (pago sin factura). La declaración se dirige a las transacciones B2B internacionales, a las transacciones B2C y a las transacciones entre organizaciones no sujetas al IVA. La información sobre las funcionalidades previstas para la declaración electrónica francesa se publicará en los futuros planes de publicación de la versión 2 de 2023.
