Codificación de facturas para cuentas por pagar
Un centro de costes se define como una función o departamento dentro de una empresa que no va a generar directamente ingresos y beneficios a la empresa, pero que sigue generando gastos a la empresa para sus operaciones. La contribución de los centros de costes a los beneficios es indirecta.
Es muy distinta a la de un centro de beneficios, cuyas acciones redundan directamente en los beneficios de la empresa. Las oficinas de los centros de costes, como los ejecutivos de recursos humanos y los contables, tienen la responsabilidad de mantener los costes muy por debajo del presupuesto que se les ha asignado.
Las operaciones de un centro de costes no se traducirán directamente en beneficios para la empresa. Sin embargo, su funcionamiento, como el servicio al cliente y la mejora del valor del producto, ayudará a la empresa a conseguir más negocio. Los centros de costes ayudarán a la dirección a utilizar los recursos de forma inteligente al entender cómo se utilizan en la empresa.
A pesar de que los centros de costes contribuyen de forma indirecta, no se pueden ignorar los ingresos que llegan a través de ellos. La mayoría de las ventajas asociadas o las actividades que producen beneficios de estas alas de la empresa se suelen ignorar a efectos de gestión interna.
Trabajos de codificación de facturas
Pero, aunque sea exagerado llamar a las cuentas por cobrar estratégicas, mantenerlas fuera de la vista y de la mente es hacerles un flaco favor. En primer lugar, no se sabe lo que está pasando. En segundo lugar, está perdiendo una importante palanca que podría utilizar para alcanzar los objetivos estratégicos de su empresa.
No hace falta que le diga que las cuentas por pagar son una parte vital de la empresa: es la forma de controlar el dinero. Pero a pesar de ello, a menudo se infravalora y se aleja del resto de la empresa físicamente (en el caso de la externalización o deslocalización), y también estratégicamente.
Las cuentas por pagar son una fuente gratuita de efectivo, y deben ser tratadas como tal. Ignórela por su cuenta y riesgo, sobre todo en tiempos inciertos, sin precedentes o precarios como los actuales, en los que la liquidez y la preservación de la tesorería son fundamentales.
Si se gestiona correctamente, el AP tiene un impacto potencialmente enorme no sólo en el capital circulante, sino también en los márgenes operativos y en las negociaciones con los proveedores. En un momento dado, se puede elegir entre la rentabilidad (mediante la obtención de descuentos por pronto pago) y la liquidez (mediante la ampliación de los plazos), en función de las necesidades de la empresa.
Centro de coste en el pedido de cliente
Los centros de coste pueden ser creados por un administrador de su empresa. Puede asignar facturas a un centro de coste en cualquier momento, independientemente de si la factura ya ha sido aprobada, iniciada o pagada. Tiene dos opciones para asignar facturas a un centro de coste:Asignar toda la factura a un centro de costePara asignar toda la factura a un centro de coste, abra la factura y vaya a la pestaña de Contabilidad. Seleccione el centro de coste y haga clic en «Guardar». Distribuir las facturas a varios centros de costeEsta opción puede ser útil si una factura incluye varias tareas que deben asignarse a diferentes centros de coste.Marque la casilla «Distribuir la factura a varios centros de coste». Seleccione los centros de coste para las tareas individuales y haga clic en «Guardar».Dividir tareas para asignarlas a varios centros de costeSi desea dividir una tarea de una factura para asignarla a diferentes centros de coste, marque la casilla «Distribuir factura a varios centros de coste» y, a continuación, seleccione «Dividir esta tarea».Ahora, puede distribuir los costes de una tarea a uno o varios centros de coste. Haga clic en «Guardar» al final.
Cómo codificar una factura – de forma correcta/ conceptual
Dentro de un asunto, puede utilizar la función de centro de costes para asegurarse de que las facturas se facturan a la entidad adecuada. A medida que se contabilizan las facturas, el total neto de la factura se asignará al centro de coste. Si hay varios centros de coste, el total neto de la factura se dividirá según los porcentajes definidos en la factura y/o el asunto.
Al añadir un centro de costes que corresponda a la entidad facturada en el asunto, las facturas se asignarán automáticamente a la entidad correspondiente una vez que se haya contabilizado y aprobado una factura. De este modo, se elimina la necesidad de que los abogados codifiquen cada factura y se ahorra un tiempo muy necesario.
Como administrador, debe crear y guardar los centros de costes en el sistema antes de que otras personas puedan utilizarlos. Antes de comenzar este proceso, hable con su departamento de contabilidad o de cuentas por pagar para obtener los códigos específicos del libro mayor – vea el paso 3.
Nota: Si ya está utilizando centros de coste en asuntos y facturas, los importes de las facturas se convertirán a la moneda nativa (la moneda por defecto que está configurada para su sitio TeamConnect) cuando las facturas se envíen a Cuentas por Pagar.
