Cómo responder a un correo electrónico de cancelación
Gracias por señalar el error en la factura de suministros. Parece que un mecanógrafo transpuso dos números. Anulo esa factura y le envío una nueva con el importe correcto. No se preocupe por enviar el pago hasta que reciba la factura corregida. Gracias por su paciencia y comprensión.
Después de que nos informara de un error en su factura de enero, investigamos el asunto y admitimos que el error fue nuestro. Hasta que nuestro nuevo sistema automatizado esté en línea, seguimos sujetos a las debilidades del error humano. Tenga la seguridad de que su cuenta ha sido abonada como verá en su próxima factura. Gracias por su ayuda en la rectificación de este asunto. Le pedimos disculpas y esperamos poder servirle en el futuro.
Hemos revisado nuestros registros de depósitos y hemos comprobado que tiene usted razón al suponer que uno de sus depósitos fue ingresado erróneamente en la cuenta de otra persona. Como nuestros ordenadores no funcionaban el día que usted hizo el ingreso, todo nuestro trabajo tuvo que ser escrito a mano, lo que aumentó la posibilidad de un descuido. Hemos hecho el ajuste y le pedimos disculpas por cualquier inconveniente que este error haya causado.
Modelo de factura de anulación
Este artículo ha sido escrito por Tami Claytor. Tami Claytor es entrenadora de etiqueta, asesora de imagen y propietaria de Always Appropriate Image and Etiquette Consulting en Nueva York, Nueva York. Con más de 20 años de experiencia, Tami está especializada en impartir clases de etiqueta a particulares, estudiantes, empresas y organizaciones comunitarias. Tami ha pasado décadas estudiando culturas a través de sus extensos viajes por los cinco continentes y ha creado talleres de diversidad cultural para promover la justicia social y la conciencia intercultural. Es licenciada en Economía con especialización en Relaciones Internacionales por la Universidad Clark. Tami estudió en la Ophelia DeVore School of Charm y en el Fashion Institute of Technology, donde obtuvo el Certificado de Asesora de Imagen.
Redactar una carta de cancelación puede ser todo un reto, ya que hay que dar con un tono claro que siga siendo firme y amistoso. Quizá quieras cancelar una afiliación o una suscripción, o tal vez hayas decidido rescindir un contrato comercial con otra empresa. También puede encontrarse en la delicada situación de tener que cancelar un acontecimiento importante, como una boda o una gran fiesta. Sea cual sea el motivo de su carta de cancelación, con los pasos correctos puede conseguir el tono adecuado para la recepción de su carta.
Correo electrónico de cancelación de pedido
Las cancelaciones son inevitables en las empresas SaaS. Incluso los clientes más fieles y duraderos, que pensabas que se quedarían para siempre, pueden cancelar su suscripción de la nada. Puede que no hayan obtenido los resultados que esperaban porque no se les ha cultivado lo suficiente como para aprovechar todo el ROI de su producto. Puede que hayan encontrado una solución mejor (con una gama más amplia de funciones y un precio más asequible), o simplemente ya no necesitan su producto o servicio. En cualquier caso, las cancelaciones no siempre significan el final de la relación con un cliente.
La forma de gestionar las cancelaciones marca la diferencia, y comienza con los correos electrónicos de cancelación, el tipo de correos electrónicos transaccionales que se activan cuando un usuario cancela su suscripción de pago. Al igual que los correos electrónicos de recuperación, los correos electrónicos de cancelación desempeñan un papel esencial en la retención de clientes. A menudo existe la oportunidad de volver a captar a los clientes que se han dado de baja. Por eso, los mensajes de cancelación no deben limitarse a decir «adiós», sino que deben diseñarse para dejar una impresión positiva y reducir la pérdida de clientes. A continuación encontrará algunos consejos clave para redactar correos electrónicos de cancelación, incluidas plantillas de correos electrónicos de cancelación listas para usar que puede personalizar y utilizar.
Cómo redactar un correo electrónico de cancelación
¿Ha enviado una factura a un cliente demasiado pronto? ¿Notó algunos errores? ¿El cliente ha solicitado un cambio? ¿Necesita anular una factura, pero no sabe cómo hacerlo correctamente? Pues ha llegado al lugar adecuado, a continuación encontrará una guía sobre el proceso de anulación de una factura de la forma correcta.
Una nota de crédito muestra el valor negativo de una factura. Así, por ejemplo, en lugar de mostrar 100 £ pagados por el cliente, mostrará el saldo de -100 £ y esto le ayudará a equilibrar las cantidades en su contabilidad.
Una nota de crédito se unirá a la secuencia del número de factura. Así, si la factura 3 necesita ser cancelada, la nota de crédito será la número 4, y entonces la siguiente factura que cree será la 5. Tenga en cuenta que las facturas no se pueden reutilizar, aunque se hayan anulado con una nota de crédito.
En primer lugar, debes asegurarte de que incluye un gran titular que diga «Nota de crédito». De este modo, el cliente, el departamento de contabilidad y otras entidades implicadas sabrán de qué se trata. Asegúrese de incluir el nombre y la dirección del cliente al que se abona el crédito y, a continuación, facilite los detalles del motivo por el que se emite la nota de crédito. Por ejemplo, al cliente se le facturó un importe erróneo.
