Anulación de la carta de suscripción
¿Ha enviado una factura a un cliente demasiado pronto? ¿Notó algunos errores? ¿El cliente ha solicitado un cambio? ¿Necesita anular una factura, pero no está seguro de cómo hacerlo correctamente? Pues ha llegado al lugar adecuado, a continuación encontrará una guía sobre el proceso de anulación de una factura de la forma correcta.
Una nota de crédito muestra el valor negativo de una factura. Así, por ejemplo, en lugar de mostrar 100 £ pagados por el cliente, mostrará el saldo de -100 £ y esto le ayudará a equilibrar las cantidades en su contabilidad.
Una nota de crédito se unirá a la secuencia del número de factura. Así, si la factura 3 necesita ser cancelada, la nota de crédito será la número 4, y entonces la siguiente factura que cree será la 5. Tenga en cuenta que las facturas no se pueden reutilizar, aunque se hayan anulado con una nota de crédito.
En primer lugar, debes asegurarte de que incluye un gran titular que diga «Nota de crédito». De este modo, el cliente, el departamento de contabilidad y otras entidades implicadas sabrán de qué se trata. Asegúrese de incluir el nombre y la dirección del cliente al que se abona el crédito y, a continuación, facilite los detalles del motivo por el que se emite la nota de crédito. Por ejemplo, al cliente se le facturó un importe erróneo.
Motivos de anulación de facturas
A veces es necesario corregir facturas que ya han sido enviadas a los clientes. Para tales situaciones, Trados Business Managers proporciona un flujo de trabajo específico, que permite ajustar rápidamente las facturas enviadas. Existen dos formas de realizar cambios en las facturas: cancelar facturas y emitir notas de crédito.
Si no utiliza la funcionalidad de facturación electrónica, puede simplemente cancelar la factura y emitir una nueva. Para ello, simplemente seleccione una factura en la lista de facturas, haga clic o pase el puntero del ratón sobre el botón Cambiar estado y seleccione Cancelada.
Si nada impide cancelar una factura (por ejemplo, si la factura ya se ha pagado parcial o totalmente), se cambiará el estado de la factura, lo que se reflejará en la lista de facturas (valores cruzados en una fila):
Si la factura no puede cancelarse o si es necesario emitir un documento oficial de nota de crédito, puede crear una nota de crédito sobre una factura existente. Las notas de crédito pueden emitirse sobre facturas cuyo estado no sea uno de los siguientes: Proforma, Borrador, Cancelada, Nota de crédito. Para crear una nota de crédito, seleccione una factura y haga clic en el botón correspondiente:
Factura de anulación
Esta carta es con respecto a la factura número [123456] que se generó el [15 de julio de 2015] contra la orden de compra número [9547856]. Le rogamos que anule la factura y genere una nueva porque la cantidad y el precio no son correctos. Por favor, realice las modificaciones necesarias y envíenos de nuevo la copia ajustada.
Hemos recibido de usted la factura número [1234564], generada el [15 de julio de 2015]. Nos gustaría llamar su atención sobre el hecho de que las cantidades y los precios no coinciden con lo que pedimos. Consulte nuestro número de pedido [54752] para obtener las cifras correctas.
Cómo responder a un correo electrónico de cancelación
Este artículo ha sido escrito por Tami Claytor. Tami Claytor es entrenadora de etiqueta, asesora de imagen y propietaria de Always Appropriate Image and Etiquette Consulting en Nueva York, Nueva York. Con más de 20 años de experiencia, Tami está especializada en impartir clases de etiqueta a particulares, estudiantes, empresas y organizaciones comunitarias. Tami ha pasado décadas estudiando culturas a través de sus extensos viajes por los cinco continentes y ha creado talleres de diversidad cultural para promover la justicia social y la conciencia intercultural. Es licenciada en Economía con especialización en Relaciones Internacionales por la Universidad Clark. Tami estudió en la Ophelia DeVore School of Charm y en el Fashion Institute of Technology, donde obtuvo el Certificado de Asesora de Imagen.
Redactar una carta de cancelación puede ser todo un reto, ya que hay que dar con un tono claro que siga siendo firme y amistoso. Quizá quieras cancelar una afiliación o una suscripción, o tal vez hayas decidido rescindir un contrato comercial con otra empresa. También puede encontrarse en la delicada situación de tener que cancelar un acontecimiento importante, como una boda o una gran fiesta. Sea cual sea el motivo de su carta de cancelación, con los pasos correctos puede conseguir el tono adecuado para la recepción de su carta.
