Asiento por factura recibida por adelantado
Dado que este proceso es bastante complejo, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, productividad, precisión y rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a realizar un seguimiento de sus gastos o inventario y actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos a efectos contables. La codificación del libro mayor hace referencia a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los cargos y abonos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de error humano, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de facturas entre un 75% y un 85%, disminuyendo al mismo tiempo los errores. Disponer de las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.
Asiento de facturas cuentas a pagar
Existen tres tipos de IAA de facturación que el sistema puede utilizar para crear asientos de reconocimiento de ingresos y facturas. El tipo de tratamiento de diario que se selecciona en las constantes del sistema controla si el sistema está restringido a utilizar un tipo de tabla específico. Cada tipo aplicable debe contener una regla base que defina cómo crea el sistema los asientos.
(Actualización versión 9.1) Esta tabla muestra cómo el sistema utiliza las reglas base para crear los asientos contables. La base del importe resulta del proceso de facturación, reconocimiento de ingresos o costes.
Por ejemplo, si el coste de una transacción de archivo de trabajo es de 100,00, y el recargo es del 25 por ciento, los importes de las cuentas por cobrar acumuladas y los ingresos reales son de 125,00. El sistema crea estos asientos:
A veces, una empresa puede considerar ventajoso permitir una desviación entre las facturas y los ingresos reconocidos. Por ejemplo, si la empresa reconoce los ingresos mensualmente, pero genera las facturas sólo después de que el trabajo se haya completado, los ingresos, las cuentas de deudores devengo y las cuentas de facturas:
Asientos contables
Las distribuciones contables se utilizan para definir cómo se contabilizará un importe, por ejemplo, cómo se contabilizarán los gastos, impuestos o cargos en una factura de proveedor. Cada importe que deba contabilizarse al registrar en el diario la factura de proveedor tendrá una o más distribuciones contables.
Si la factura de proveedor hace referencia a un pedido, puede dividir y modificar las distribuciones contables para las líneas que contengan un artículo que no esté almacenado. Si la línea de la factura de proveedor no hace referencia a una línea de pedido, también puede eliminar una distribución contable. No puede dividir ni eliminar líneas para cargos, impuestos y descuentos de línea. Puede modificar la cuenta del libro mayor, pero no puede cambiar los importes ni los porcentajes.
Si la línea de nivel superior contiene un artículo que no está almacenado y se dividen las distribuciones contables, la línea de nivel inferior se dividirá automáticamente para ajustarse a las dimensiones financieras de la línea de nivel superior. Las distribuciones contables de la línea secundaria no pueden dividirse ni eliminarse adicionalmente, pero dependiendo de la configuración de la línea secundaria, es posible que pueda modificar la cuenta de mayor para las distribuciones contables de la línea secundaria.
Asiento para la factura enviada al cliente
Los departamentos financieros dedican mucho tiempo a determinar qué partidas deben devengarse al final de un periodo. En la mayoría de los casos, el motivo de la periodificación es que se han recibido bienes o servicios pero aún no se han facturado. La periodificación se establece para poder reconocer el gasto y el eventual pasivo en el balance.
Pero, ¿qué ocurre cuando se recibe una factura antes de que se entreguen los bienes o se presten los servicios? Se trata de una situación bastante común en las transacciones en el extranjero en la actualidad, debido a los grandes retrasos que se producen en el comercio internacional.
Sin embargo, en lugar del típico proceso OC > Recepción de mercancías > Factura, esta situación requiere la recepción de la factura antes de la recepción de los materiales. Como ya se ha mencionado, esto es bastante habitual en las transacciones en el extranjero y puede implicar o no un pago previo (este subproceso se analizará por separado):
En el siguiente paso podemos ver el Recibo de la OC. Si la factura estaba vinculada al pedido, el recibo NO PUEDE HACERSE por una cantidad inferior a la facturada (500 unidades en este caso). Tras la creación del recibo, el Pedido es cerrado automáticamente por X3:
