El término seguridad en las auditorías hace referencia al aspecto de la seguridad durante una auditoría. Una auditoría implica la revisión de los documentos almacenados en una empresa. Al hacerlo, la revisión se lleva a cabo durante un periodo de tiempo pasado definido. Para que una auditoría se lleve a cabo de forma adecuada y completa, es necesario que todos los documentos estén disponibles en su forma original. El archivado a prueba de revisiones asegura que los expedientes permanezcan inalterables y garantiza así la seguridad de las revisiones. Por lo tanto, es imposible manipular los documentos.
Las directrices del GoBD sobre seguridad de las revisiones se aplican a todos los archivos. No importa si se trata de documentos físicos o electrónicos. Se trata de documentos relacionados con el comercio, facturas, recibos, albaranes, informes comerciales, contratos o registros. Las empresas tienen la obligación de mantener un archivo a prueba de auditorías.
El GoBD regula los requisitos para el archivo a prueba de auditorías. El Ministerio Federal de Finanzas creó la normativa en 2015 y amplió los requisitos del GoBD para el archivo de documentos a principios de 2020. La novedad es la opción de archivado electrónico en una nube y el escaneado de documentos con un smartphone. En el Código de Comercio alemán (HGB §239 y §257) y en el Código Fiscal alemán (AO §146 y §147) figuran otros principios para un archivo conforme al GoBD.
Cómo pasarse al almacenamiento digital de documentos y al Paperless
Las facturas creadas en el marco de la aplicación e-Archive deben notificarse a la AR con el informe e-Archive que se creará hasta las 00:00 del día 15 del mes siguiente. La información sobre el título de las facturas y las facturas canceladas dentro del periodo se incluyen en el informe de e-Archive.
Aquellos que vayan a transferirse al Archivo electrónico por primera vez, deberán ser usuarios de e-Factura, o en caso de que no lo sean, deberán cumplimentar sus solicitudes de e-Factura en https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/. Una vez completados los procedimientos de solicitud de e-Invoice, las cuentas de usuario serán activadas por QNB eFinans inmediatamente después de ponerse en contacto con nosotros y concluir el Acuerdo Especial de Servicios al Cliente Integrador con QNB eFinans.
Cómo escanear y organizar recibos De forma sencilla
Le ayudamos en el archivado electrónico a prueba de auditorías de cualquier documento y dato en SAP. Nuestro software para el procesamiento de documentos utiliza la funcionalidad de la interfaz estándar ArchiveLink. Sobre esta base, le ofrecemos la solución adecuada para su aplicación a través de nuestros socios.
FAST LTA es especialista en sistemas seguros de almacenamiento secundario y a largo plazo. La combinación de hardware duradero y de bajo mantenimiento, software integrado para la copia de seguridad de datos y contratos de mantenimiento in situ con una vigencia de hasta 10 años garantizan un almacenamiento rentable a largo plazo de los datos de las aplicaciones de archivo y copia de seguridad. Las soluciones del proveedor con sede en Múnich han demostrado su eficacia en miles de instalaciones en sanidad, administración pública, cine/TV/vídeo e industria.
kgs es el especialista en archivos digitales desde hace más de 20 años. Bajo la marca «tia®» – el archivo inteligente – kgs unifica desde 2020 todos los módulos de producto en una visión común del archivo documental inteligente. tia® es sinónimo de archivado autónomo, se puede conectar a cualquier aplicación, solución de almacenamiento y tecnología en la nube y ofrece a las empresas el Punto Único de Verdad (SPoT) para acceder a los documentos.
¿Cómo funciona el procesamiento electrónico de facturas?
Muchas empresas siguen tramitando sus facturas en papel. Esto da lugar a un aumento de las tasas de error, largos plazos de tramitación y falta de visión de conjunto. En el peor de los casos, ya no pueden concederse descuentos ni respetarse los plazos de pago. Además, el almacenamiento de facturas es costoso. El cambio a las facturas electrónicas con enaio® puede ahorrar a una empresa hasta un 80 por ciento en costes y liberar el potencial de mano de obra no utilizada.
enaio® permite procesar e intercambiar facturas electrónicas de forma rápida y segura. Las rutinas de revisión y los flujos de trabajo digitales para notificaciones y aprobaciones garantizan un alto nivel de seguridad y transparencia. enaio® es una solución que detecta las facturas entrantes (tanto si están en formato electrónico como en papel), las distribuye automáticamente y compara los datos con los existentes en el sistema ERP o de contabilidad financiera. Las transacciones y facturas pueden vincularse directamente con los registros electrónicos.
enaio® le permite implantar en su empresa soluciones fáciles de automatizar para las facturas recibidas. Las facturas recibidas se digitalizan mediante escaneado por lotes y extracción de datos de autoaprendizaje y se almacenan automáticamente en el contexto adecuado en enaio®.
